Подаването е една от онези важни задачи, които никой от нас не обича да прави. Когато създавате нова система за архивиране, ще искате да я направите по начин, който е лесен за използване. Някои хора обичат да настройват своята система по азбуката и някои по номера. Други го определят по категория и след това по азбука. Изберете какво работи за вас.
Елементи, от които се нуждаете
-
Шкаф за картотекиране
-
Файлове с манила с раздели
-
Разделителни картонени разделители
-
Маркер за фини точки
Организирайте вашите категории като наем или ипотека. Задайте файлове за вашата сграда, комунални услуги и консумативи. Прегледайте всичките си документи. Дайте на всеки предмет категория. Опитайте се да направите вашите категории съвпаднали с категориите на IRS, това прави по-лесно в края на годината.
Направете разделител за всяка категория. Напишете на разделителя каква е категорията. Сложете ги настрана.
Докато плащате сметката, напишете датата, на която сте я платили, от частта от сметката, която съхранявате, или от разписката. Ако използвате чекове, напишете номера на чека и сумата, платена по разписката. Ако плащате по електронен път, напишете номера на потвърждението и сумата, платена върху нея. Дайте цялата си документация за датата, на която сте работили, дори ако не е сметка. Примери за други документи могат да бъдат банково изравняване, фактури за поръчки и сметки, изпратени на клиенти. След това документирайте всяка разписка или документация във вашата счетоводна система. Quickbooks и Microsoft Money имат отлични програми за счетоводство на малкия бизнес.
Настройте папка за всяка отделна част от категорията, която сте изброили в стъпка 1. Например, категорията е Utilities, а папките биха били ABC Electric, CITY вода и канализация и INT интернет връзки. Ако вашият бизнес има доставчици, задайте отделни файлове за всеки доставчик. Настройте файловете за всеки от клиентите си. Преминете през всяка категория и настройте всички отделни папки.
Настройте файл за всеки служител. Тъй като повечето малки предприятия нямат кадрови отделения, които да работят с служителите и да водят записи за тях, ще трябва да запазите поне един прост файл на тях. Поставете техните записи за заплащане. Документирайте всяко завършено обучение. Запазете копия на лицензи, ако се изискват. Вие също така ще искате да документирате всички спорове, които може да са имали с вас. Запишете за какво е спорът и какъв е резултатът.
Съхранявайте отделен файл за приходите си, когато купувате нещо за бизнеса си. Документирайте ги първо в книгата си. Искаш да ги сложиш във файла. Веднъж месечно преминете през файла за получаване и ги поставете в правилния файл и категория. Можете да подредите месечните касови бележки заедно и да напишете месеца върху тях. Дори ако използвате кредитна карта, това е допълнителна документация, ако трябва да бъдете одитирани от IRS.
Поставете разделителите за категория в картотеката, като ги подредите по азбучен ред. Подредете по азбучен ред всяка от папките в тази категория. Поставете ги зад разделителя. Преминете през всяка категория и ги подайте.
Съвети
-
Можете да персонализирате всяка система за архивиране, за да можете лесно да я използвате. Докато можете бързо да намерите информацията, тя е добра система за архивиране.
