Системата за фактуриране е сърцето на вземанията на фирмата. Фактурите се изготвят въз основа на продадени продукти или услуги. Данните от фактурата съответстват на списания за продажби, записи на клиентски сметки, салда на вземанията и касови счетоводни дневници, наред с други бизнес записи.
Електронни и ръчни
Софтуерните системи, използвани за фактуриране, изискват от малкия бизнес да въвежда първоначални данни преди да отпечата фактури. Всяка система изисква различни променливи и ще подкани потребителя за това какво е необходимо. След това системата ще интегрира данните по електронен път в вземанията. За разлика от това, при създаването на ръчна система, собственикът на малкия бизнес или счетоводителят решава какво е необходимо и съответно формулира това като част от счетоводната система. Независимо от това дали малкият бизнес предоставя услуги или продава продукти, една от предварителните стъпки при създаването на система за фактуриране е да се определи какво да се включи във фактурата в допълнение към основните положения като информация за контакт.
Система за номериране
Всяка фактура трябва да съдържа уникален идентификационен номер, основан или на хронологичния ред на продажбите, или на клиентски номер. Така или иначе, собственикът на малкия бизнес може да избере, тези уникални номера могат да се използват за позоваване на конкретна фактура в бъдеще.
Тяло на фактурата
Под раздела за описание на фактурата счетоводителят ще иска да добави подробна информация, така че клиентът да знае точно какви са документите на фактурата. Например, една фактура за услуга, която просто заявява „служебен разговор“, е твърде неясна, за да може клиентът или малкият бизнес да ги използва за по-късна справка. Въпреки това, ако описанието казва нещо по-специфично като "Променени филтри; почистени вентилатори; тествано запалване", както клиентът, така и доставчикът на услуги знаят точно извършената работа. Ако таксата е за услуга или час, тази подробност трябва да бъде включена в описанието. Когато фактурата е за продукти, включете количествата и цената на единиците. Тази информация съответства на вписванията в дневника за продажбите.
Условия на кредита
Определете кредитните условия на клиентите и ги включете във фактурата. Например, ако плащането се очаква незабавно, фактурата трябва да съдържа означението "Дължима нето при получаване". По време на продажбите, ако на клиента му е било казано, че ще има 30 дни за плащане, включете го като дата на падежа във фактурата.
Всичко това заедно
Системата за фактуриране е пълна, когато се вписва в подходящото място в счетоводния процес. След изготвянето на фактурите е време да се събират вземания. Едно копие от всяка фактура се изпраща на клиента, а бизнесът запазва едно копие. Фактурираната сума се осчетоводява в сметката на клиента в дневника за продажби. При получаване на плащането сумата се приспада от сметката на клиента в дневника за продажбите и се добави към паричната сметка на фирмата. В края на месеца собственикът на малък бизнес може да прегледа сметките, за да отбележи всички неизплатени фактури и необходимостта от проследяване на търсенето на плащане, като например изпращане на второ копие на фактурата с надпис „просрочено“.
