Писането на бизнес проверки е различно от това да се пишат лични чекове, тъй като повече информация се поставя върху чека - обикновено на чек - така че вие и получателят да знаете точно как ще се прилага плащането. Също така, всичките ви бизнес проверки ще бъдат осчетоводени във Вашите сметки, така че Вашите плащания в брой и сметки да се поддържат актуални. Вашите бизнес проверки могат да бъдат поставени в два екземпляра или три екземпляра, така че копията да се запазят за бъдещи справки. И накрая, бизнес проверките, за разлика от личните проверки, могат да изискват повече от един подпис. Следвайки определена система, за да напишете вашите бизнес проверки ще направите процеса ефективен и ще ви спести от грешки.
Имате готови цялата информация, която е необходима, за да напишете вашите бизнес проверки. Ще ви е необходимо пълното име на всички получатели, адресите на получателите, номерата и сумите на всички фактури или сметки, които трябва да бъдат платени, както и общите суми за проверка. Ако използвате компютъризирана счетоводна програма за отпечатване на вашите чекове, следвайте инструкциите в ръководството на вашия софтуер - вероятно ще трябва да изберете всяка фактура или сметка за плащане и след това да отпечатате отчет за проверка преди печат.
Подравнете бизнес проверките в принтера си, ако използвате компютър, за да отпечатате чековете си. В противен случай се подгответе да напишете чековете си на ръка.
Отпечатайте или въведете цялата си платежна информация във вашите бизнес записки. Ако използвате компютърна счетоводна програма, всеки чек за проверка ще бъде отпечатан автоматично. Ако пишете чековете си на ръка, отбележете името на получателя, номера на сметката на доставчика за получателя, датата на проверката, номера на всяка фактура или сметка, която трябва да се плати, и сумата, платена за тази фактура, или сметка. И накрая, обърнете внимание на общия размер на проверката.
Отпечатайте бизнес проверки. Ако използвате компютър, всяка проверка ще се отпечата автоматично. Трябва само да наблюдавате принтера, за да сте сигурни, че проверките ви остават подравнени. Ако пишете ръчно бизнес проверките си, най-отгоре и от дясната страна на чека е мястото за датата на проверката. Под датата, започваща от лявата страна, отпечатайте името на получателя след „Плати на поръчката на.” Ако мястото позволява, включете и адреса на получателя. Под информацията за получателя, започвайки от лявата страна, отпечатайте сумата на чека, като използвате думи за цели долари и числови фракции за цента - „Сто и 00/100 долара“. И накрая, вдясно, попълнете стойността на долара с цифри - "$ 100,00".
Запишете бизнес проверките в регистъра си за проверка. Ако използвате компютъризирана счетоводна програма за отпечатване на вашите бизнес проверки, тази информация може да бъде записана автоматично или може да се наложи да я публикувате по-късно. Отпечатайте пълен отчет за хартиените ви записи. Ако ръчно регистрирате чека си, включете датата на проверката, името на получателя, платените фактури или сметки, сумата, платена за всяка фактура или сметка и общата сума на чека. Актуализирайте счетоводните си книги за всички засегнати профили.
Коригирайте чековете си! Всички правят случайни грешки. Допълнителна нула, например, може да бъде опустошителна грешка.
Направете резервно копие на данните си, ако използвате компютърна счетоводна програма. След това, ако е необходима отделна стъпка за публикуване на проверките, направете го сега.
Вашите бизнес проверки да са подписани от лицето, което има право да подписва чекове. Някои бизнес проверки изискват повече от един подпис. Уверете се, че получавате всички необходими подписи, преди да изпратите чековете си.
Подайте вашите чекови копия с платените си фактури или сметки, ако използвате дублирани или трикратни чекове. Ако не разполагате с чекови копия, отбележете номера на чека, датата и сумата на плащането за всяка платена фактура преди подаване.
