Без значение каква е вашата индустрия, разбирането как да напишете основно бизнес писмо е задължително за всички бизнесмени. Въпреки че основната бизнес кореспонденция е много често срещана, има няколко вида бизнес писма в техническото писане. Бизнес писма се различават по аудитория, цел, автор и специфичен формат.
Продължи мотивационното писмо
Бизнесмените използват мотивационното писмо за възобновяване в процеса на кандидатстване за работа, за да се "продадат" на организацията, към която се опитват да се присъединят. Мотивационното писмо е първото впечатление, което вие като търсещ работа ще направите върху вашия потенциален работодател, а работодателите често използват мотивационното писмо като тест за проверка дали заслужава да прочетете резюмето. Според Purdue онлайн писане Lab, трябва да напишете вашето резюме мотивационно писмо в разказ глас, подчертавайки опит и умения, които са ви подготвили за работата, която търсите. Центърът за писане в Университета на Северна Каролина в Чапъл Хил предлага да пише с тон, който се намира между изключително разговорен и изключително формален. Използвайте глаголи за действие често, когато пишете мотивационното си писмо, и използвайте обявата за помощ, която искате да намерите, или описание на длъжността, за да намерите ключови думи, като например „ориентирани към детайли“, които трябва да бъдат включени в писмото ви.
Убедително бизнес писмо
Ако пишете убедително бизнес писмо, се опитвате да убедите получателя да предприеме действия, които препоръчвате. Можете да напишете това бизнес писмо до служител, надзорен орган, клиент или колега или до други лица в или извън организацията ви. Убедителното бизнес писмо трябва да посочва целта (да убеди) в първите няколко изречения, според английския клуб. Бизнес писането е кратко, защото бизнесмените са стереотипно заети. Много е важно вашето писмо да стигне до точката бързо и да не губи време с ненужни въвеждания, общуване или детайли. Посочете начина на действие, който искате вашите читатели да вземат в рамките на първите няколко реда и да изразходват тялото на писмото, излагайки предимствата на действието или обяснявайки защо трябва да се предприемат. Уверете се, че ясно са включени всички необходими подробности. EnglishClub предлага също така ясно да посочите дали имате нужда от отговор.
Когато пишете убедително бизнес писмо, анализирайте аудиторията си. На кого пишете ще определите каква информация да включите. Например, добавяте само въведение, ако лицето, за което пишете, не ви познава. В допълнение, мениджърът ще намери различни ползи в хода на действието, отколкото клиент.
Извинения
Въпреки че те са едни от най-често срещаните видове бизнес писма, извиненията също са едно от най-трудните за писане. Трябва да напишете, за да "спаси лицето", което позволява на вашия бизнес да запази целостта си, докато предлага искрено извинение за недискретността. Подобно на други бизнес комуникации, отидете направо на въпроса. Напишете намерението на писмото - да се извините - и за какво се извинявате в първия параграф. Според ABusinessResource, следващата точка трябва да поиска от пострадалото лице да прости грешката и да обясни как е допусната грешката, както и всичко, което се прави, за да се увери, че няма да се случи отново. И накрая, трябва да заявите отново извинението си и да предложите да компенсирате грешката с отстъпка, безплатна стока или по друг подходящ начин. В писмо за извинение, никога не изглежда да се отбранява, и винаги предоставя информация за контакт на някой, който може най-добре да решат проблема.
