Въпреки че думите „привързаност“ и „заграждение“ често се използват взаимозаменяемо в бизнес писма, те представляват различни методи за включване на артикули. В най-строгия смисъл, приложението се счита за част от писмото, докато заграждението се третира като отделен документ. За някои организации, като например правителството, използването на всяка от тях се очертава чрез изпратената кореспонденция, а за други е приемлива.
Добавяне на прикачен файл
Прикачен файл е документ, който е част от бизнес писмото. Той добавя или допълнително описва информацията в писмото. Някои примери включват електронна таблица, която предоставя визуално обяснение на финансовото фактуриране или прогнози, диаграма, която дава графичен изглед на бизнес тенденциите или бюджета. Когато изпращате прикачен файл, включете думата „Приложение“ в долната лява част на буквата с точка и запетая и номера на прикачения файл. Трябва също да споменете в текста на писмото, че е прикрепен елемент (или са приложени няколко елемента), които увеличават или допълнително обясняват информацията в писмото.
Включително приложение
Приложението е документ, който е в допълнение към бизнес писмото. Той може да бъде самостоятелен документ и не изисква бизнес писмото да обяснява какво е документът или как да го тълкува. Когато изпращате заграждение в бизнес писмо, поставете буквите “Enc” с точка и запетая или напишете думата “Enclosure” в долната част на буквата от лявата страна. След това поставете името на документа. Това предупреждава читателя, че вторият документ е включен в кореспонденцията. Един пример за документ, който е подходящ за приложение, е резюме, включено с мотивационно писмо. Резюмето е отделно от буквата и лесно стои само.
Приложения в имейл
В някои ситуации няма наличен метод за разграничаване между приложение и заграждение. Една от тези ситуации се случва, когато изпращате бизнес писмо по имейл. Тъй като не е дадена опция за приложение, а електронната поща е форма на електронно предаване, всички документи, изпратени по имейл, стават прикачен файл. Прикаченият файл се добавя към имейла като елемент за изтегляне, който се изпраща с тялото на имейла.
Използване на федералното правителство
Може да има правила за използване на приложения и приложения в някои клонове на федералното правителство. Например, в техния справочник за кореспонденция, геоложкото изследване на САЩ описва как да се обработва прикачен файл и заграждение, когато се изпраща кореспонденция към тях. Съгласно техния наръчник, изпращате елемент като прикачен файл, когато кореспонденцията е бележка, а ако е писмо, трябва да използвате думата enclosure за допълнителни документи. Във всеки случай, напишете "Приложение" или "Приложение" две линии под блока за подписване. Правейки това, казва на читателя да търси загражденията или прикачените файлове. Ако те липсват, помолете ги да бъдат изпратени, защото са предназначени да бъдат изпратени с писмото или бележката.
Ако има повече от едно приспособление или заграждение, посочете колко „2 кутии“ или „3 приставки“. Ако не е идентифициран в текста, използвайте двоеточие след думата, последвано от заглавието или обяснението на документа на следващия ред. Например: "Enclosure:" (следващия ред) отстъпвайте две интервали и добавете "Resume of John Q. Adams", без да прекратявате пунктуацията. Когато има множество заграждения или прикачени файлове, които не са споменати в текста, заглавието или описват всяка от тях на отделен ред. Например: 2 Приложения: (следващия ред) отстъп два интервала и тип: "Резюме на Джон Адамс" (следващия ред) отстъп два интервала и тип: Списък с награди и постижения "без крайна пунктуация.
