Писмото за жалби служи като постоянен запис на оплакването ви от лице или организация. Добре написано писмо ясно посочва проблема, с който сте се сблъскали с конкретен продукт или услуга и очакваната резолюция. Когато пишете писмото си, приемете спокоен и професионален тон. Избягвайте всякакви заплахи, недостойни дразнения, сарказъм или неподходящ език. В повечето случаи пишете писмо до лице, което не е било отговорно за вашия проблем, но той може да бъде полезен при разрешаването му.
Напишете писмото си до конкретно лице. Не използвайте "Уважаеми господине" или "За кого може да се отнася." Обадете се на телефонното табло на компанията и попитайте за името и заглавието на съответния мениджър. Потвърдете правилното изписване на нейното име. Ако не можете да идентифицирате име, използвайте подходящо заглавие като "Мениджър за обслужване на клиенти".
Използвайте писалка или хартия или черновата версия на програмата си за текстообработка, за да запишете всички подробности, отнасящи се до жалбата ви. Включете информация като име на продукта и описание, номер на поръчката, търговска марка, номер на модел, цена и дата на покупката. Копирайте всички документи, свързани с вашата жалба. Прочетете отново цялата информация и се уверете, че жалбата ви е легитимна.
Започнете писмото с положителна нота. Използвайте първия параграф, за да обсъдите някои положителни аспекти на организацията. Например, можете да споменете своята лоялност към името на марката или конкретни сделки с персонала на компанията. Например, "В миналото съм обичал да посещавам вашия магазин. Много от сътрудниците на продажбите ме поздравяват по име и излизат от пътя си, за да се уверя, че съм доволен от покупките си."
Посочете естеството на жалбата си във втория параграф. Включете всички подробности, които читателят трябва да знае, за да обработи жалбата ви. Например, "При условията на моята 30-дневна гаранция, връщам монитора, който закупих на 7 март 2011 г., за $ 373.89. Приложено е фотокопие на разписката." Не изпращайте оригинални копия на разписки или други документи.
Използвайте третия параграф, за да заявите ясно вашите очаквания. Например, "Тъй като тостерът не работи, както е посочено от производителя, очаквам пълно и незабавно възстановяване на $ 47,83 плюс пощенски разходи, които съм платил за връщане на тостера. Ще чакам четири седмици за вашия отговор. Ако не чуя от вас ще се свържа с Бюрото за по-добро дело."
Съвети
-
Включете вашето име, адрес, телефонен номер и адрес на електронна поща. Напишете кратки параграфи и запазете дължината на писмото на една страница. Посъветвайте се с доверен приятел или роднина да прочете вашето писмо. В допълнение към проверката на правописни и граматични грешки, тя трябва да гарантира, че тонът на писмото е подходящ.
