Като собственик на бизнес е ваша отговорност да следите финансите си и да плащате данъци навреме. В зависимост от вашите предпочитания, можете да направите собствено счетоводство, да наемете професионалист или да посочите някой във вашата организация да се справя с тази работа. Без значение каква опция сте избрали, отделете време да се запознаете с различните счетоводни системи. Уверете се, че имате ясно разбиране за разликите между системите за еднократно влизане и системите за двойно вписване в допълнение към ръчните и компютъризираните програми за счетоводен софтуер.
Какво е счетоводна система?
Съществуват различни видове счетоводни системи и всеки от тях има отличителни черти. Те обаче имат обща цел: да управляват финансовите дейности на даден бизнес, като приходите, разходите и пасивите. В тази цифрова епоха повечето счетоводители използват усъвършенствани системи, включващи напомняния за просрочени плащания, разширени възможности за отчитане, автоматизирано архивиране на данни, услуги в облак и др.
Без да има счетоводна система, ще ви е трудно да подготвите книгите си за месечни и годишни отчети, да следите ежедневните си разходи и да оценявате финансовите резултати на фирмата. Ръчните изчисления са остарели и склонни към човешка грешка. Компютъризираните счетоводни системи, от друга страна, са точни и правят всичко много по-лесно. Вие или вашият екип ще спестите време и пари, като предотвратите скъпо струващи грешки.
Тези програми могат да обработват всички видове счетоводна информация и да генерират подробни отчети. Можете да ги използвате за изчисляване на заплатите, изплащани и изплащани на служителите, записване на транзакции, проверка на съотношенията на оборота на кредита и обработка на данни, свързани с продажбите, заплатите, инвентара и други ключови аспекти на вашия бизнес. Някои счетоводни системи са предназначени за малки предприятия и свободни професии, а други са за големи предприятия, държавни агенции или конкретни отрасли.
Видове счетоводен софтуер
Изборът на счетоводна система зависи от бюджета, предпочитанията и размера на бизнеса. Четирите основни вида финансови системи включват:
- Системи за еднократно въвеждане
- Системи с двойно влизане
- Ръчни счетоводни системи
- Компютърни счетоводни системи
Те могат да бъдат допълнително разбити на няколко други категории, като счетоводен софтуер в облака, счетоводен софтуер по поръчка, софтуер за планиране на ресурсите на предприятието, търговски софтуер извън търговската мрежа и др. Най-новите програми имат възможности за автоматизация на маркетинга и продажбите, неограничен график на фактурите, модули за заплати и други авангардни функции. Тяхното прилагане в счетоводството надхвърля проследяването на ежедневните финансови операции.
Системите за еднократно въвеждане са най-основната опция. Както подсказва името им, те записват всяка транзакция с едно вписване в счетоводния дневник. Този метод е лесен за използване и не изисква обучение по счетоводство. Той привлича малките фирми с малък обем дейност. Недостатъкът е, че той е склонен към грешки и не проследява вземанията, задълженията и др.
Повечето видове финансови софтуерни системи в днешно време, включително тези, предназначени за малки предприятия, използват двустранно счетоводство. Това означава, че всяка транзакция ще включва поне два акаунта, което позволява по-точно отчитане и навременно откриване на грешки.
Ръчни или компютъризирани счетоводни системи
И двата вида счетоводни системи се основават на едни и същи принципи. Ръчното счетоводство обаче отнема много време и включва повече документи. Тези, които го използват, трябва да изготвят отчети за финансовите отчети, да изчисляват пробни баланси, да записват транзакции във физически регистри и т.н. Тъй като всичко се прави ръчно, съществува по-висок риск от човешка грешка.
Компютъризираните системи, от друга страна, регистрират финансовите транзакции по електронен път и могат да рационализират операциите ви. Потребителите могат да избират да преглеждат данни в различни формати, да го съхраняват в облака и да го ползват в движение. Примерите включват FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero и ActivityHD.
В зависимост от вашата ниша, можете да изберете и специфични за индустрията счетоводни системи, като например Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting или Sage Fixed Assets. Много програми са специално разработени за здравни заведения, производствени компании, нестопански организации и други видове организации.
