Офис процедурите са важни, ако искате да работите безпроблемно в професионална среда, независимо дали е правна фирма, лекарски кабинет или държавно съоръжение. Важно е да има видима писмена процедура Всеки офис трябва да има писмен набор от процедури, разработени от надзора и офис мениджъра, видими в офиса.
Какви процедури трябва да се прилагат от Службата
Работното време трябва да е първото, което се споменава и всички служители трябва да работят навреме и да са подготвени за деня. Ако клиентът дойде в офиса и никой не е там, има вероятност да има негативно отношение към бизнеса и може никога да не се върне. Също така офисът трябва да бъде чист и добре снабден. Уверете се, че регистрационните списъци и химикалките са на разположение на клиентите, за да влязат, и ако е възможно, направете кафе и вода на разположение. Първите впечатления са всичко в един успешен бизнес. Освен това всеки клиент трябва да бъде третиран с уважение и професионализъм, независимо дали те са в офиса или по телефона. Ако се получи обаждане за надзорен орган, служителят трябва да получи цялата информация, преди да ги свърже с повикващия, включително името, характера на повикването и телефонния номер, в случай че връзката е изгубена. Ако обаждането е за уговорена среща, те трябва да разберат естеството на посещението и да ги уведомят какво е на разположение, като се уверите, че получавате телефонен номер в случай на анулиране. Те трябва винаги да повтарят казаното, така че няма объркване.
организация
Организирайте и поддържайте работна станция за максимална производителност, като се уверите, че има хартия в копирната машина, компютрите са стартирани и работят, поща се разпространява и съобщенията се доставят. Ако работата ви включва организиране на пътуване, не забравяйте да знаете къде желаете да останете и да запишете времето за полети и информация за кола и да научите за времето в дестинацията за пътуване. Винаги проверявайте с ръководителя си преди да резервирате планове за пътуване. Когато всички резервации са завършени, отпечатайте два маршрута - един за вас и един за вашия ръководител - и не забравяйте да въведете датите на пътуване в календара.
В края на деня преминете през срещи с ръководителя си и я запознайте с планираните си срещи за следващия ден. Задайте телефонния секретар на гласова поща или на услугата за отговор след час. Изключете цялото оборудване, копирните машини, принтери и компютри и изпразнете кафенера и изключете кафемашината. И накрая се уверете, че всички врати са заключени, преди да настроите алармата.
