Процедурите на фронт офиса трябва да са съобразени с вашия бизнес. Например, медицинска или стоматологична практика ще изисква различни процедури, отколкото адвокатска кантора, агенция за събиране, бръснарница или фабрика. Отделете време за разработване на задълбочен контролен списък, който разглежда важни цели и задачи на фронт офиса.
Основи
За предприятията, които получават траен клиентски трафик, процедурите на фронт офиса трябва да отразяват общата бизнес среда. Топъл, привлекателен бизнес ще подчертае важността на усмивката и поддържането на професионален телефонен етикет. Медицинските или стоматологичните кабинети зависят в голяма степен от постоянните потоци от пациенти. Следователно фронт-офисът в клиниката трябва да има достатъчно персонал, който да проверява пациентите, да отговаря на въпросите на пациента лично и по телефона и да се справя с отклоненията на пациента, включително получаване на плащане и процедури за проследяване. Помислете за работа с телефонна услуга, за да се справите с обажданията на клиентите след час.
Планиране
Важна част от управлението на успешен фронт офис включва работа с бизнес назначения. Служителите на фронт офиса трябва да се свържат с клиентите ден преди срещата си и да потвърдят планираното време. Създайте списък за отмяна или не показване, така че да можете да планирате други срещи, за да компенсирате пропуснатите. Служителите на фронт офиса в хотела трябва да поддържат точни записи за помещенията, защото това пряко засяга обслужването на стаите и операциите по поддръжката. Служителите на фронт офис в началните, средните и висшите училища трябва да поддържат точни записи на учениците, включително тези, които се отнасят до студентски отсъствия и посетители.
подобрения
Непрекъснато оценявайте процедурите на фронт офиса. Ако намерите място за подобрение, създайте и изпълнете подходящи стратегии. Ако фронт-офисът е претоварен с обаждания и не винаги може да осигури превъзходно обслужване на клиентите, помислете за смяна на телефонната система (например с помощта на компютърна телефонна система) или чрез технология за незабавни съобщения, за да прецените наличността на персонала. Оценете дали управлението на делата ви на фронт офис може да бъде подобрено, ако отидете без хартия.
