Доброволците са живата кръв на организация с нестопанска цел. Много нестопански организации нямат достатъчно персонал, за да управляват ефективно организацията, така че доброволците да запълнят празнината. Организациите, които разработват и подчертават политики и процедури за своята доброволческа програма и които определят ролите и отговорностите на доброволците, се възползват от предимствата, които придружават първокласна доброволческа програма.
Напишете въведение. Включете името на агенцията, мисията и основните ценности, списък на членовете на персонала и списък на членовете на съвета. Доброволците не само помагат с проекти, но и са посланици на вашата организация. Те трябва да знаят как работи агенцията и хората, които представляват агенцията в административен капацитет. Също така включвайте информация за това кого обслужва агенцията, какво прави, за да помогне и програмите, които тя поддържа.
да представи агенцията на доброволците в първия параграф на ръководството и да ги приветства. Въпреки че доброволците не са платени служители, те трябва да бъдат третирани с уважение от първия ден. Не забравяйте да признаете тяхната стойност като централна за мисията на организацията. Напишете две кратки изречения, за да благодарите на доброволците предварително за тяхното обслужване на агенцията и да им дадете да знаят колко са централни за мисията.
Създайте наръчника във формат 8 1/2-инча-на-11 инча, или за предпочитане 6 инча по-9 инча, така че е лесно да се носят и доброволците могат да го държат удобно за справка. Наръчникът може да бъде поставен и в папка с три пръстена, така че актуализациите да могат да се добавят лесно. Създаване на политики и процедури на постепенно, като се използва прост и ясен език. Не използвайте $ 10-думи, за да направите точки. Доброволците идват от всички образователни среди и езикът на вашия наръчник трябва да бъде на образователно ниво, което всеки може да разбере.
Създайте описания на длъжностите на доброволците. Опишете ролите и отговорностите, така че доброволците могат да изберат позицията, която най-добре отговаря на техните интереси. Длъжностните характеристики ще помогнат на вашата агенция да подбере доброволците на подходяща възможност за доброволци. Хората доброволци по различни причини и имат различни умения. Добрата длъжностна характеристика ще позволи на доброволците да изберат подходящата възможност за тях и за вашата организация. Добавете примерни копия на листове за регистрация, формуляри за регистрация и т.н. Агенциите разполагат с проследяване на база данни за доброволческите часове: листите за време спомагат за по-лесното проследяване на часовете.
Опишете видовете първоначално и допълнително обучение на доброволеца. Избройте датите за ориентация и как те могат да актуализират уменията си или да научат нови. Разработете календар на дати за обучение и ориентация. Информирайте доброволците, ако трябва да подпишат декларация за поверителност. Ако го направят, прегледайте изявлението с тях, отговорете на всички въпроси и обяснете причината за изявлението. По време на доброволческите ориентации, прегледайте внимателно наръчника на доброволеца и дайте време на доброволците да задават въпроси. (Винаги е хубаво да имате прости напитки на доброволческите ориентации.)
Опишете процеса за скрининг на доброволци. Оставете ги да знаят дали се нуждаят от проверка, ако позицията на доброволеца, която те избират, има специални лицензи, рискове, медицински разрешения, тестове за туберкулоза, значки и т.н. Ако те очакват да карат за агенцията, обяснете какъв вид застраховка трябва да направят, или каквато и да е допълнителна застраховка, от която ще трябва да работят като доброволец за вашата агенция.Обяснете каквито и да било въпроси, свързани с отговорността, и откажете се от подписване, ако имате високорискови позиции на доброволци. Доброволците трябва да знаят рисковете от някои възможности за доброволци. Уверете се, че сте включили формулярите за отказ и по време на ориентацията им обяснете причините за тях и дайте възможност на доброволците да подпишат тези формуляри. Този процес ще защити агенцията в случай на произшествие.
Обяснете как доброволците отговарят на условията за награди. Ако агенцията има програма за признаване, очертайте кога се провежда, как агенцията признава доброволци, ако е гала събитие, церемония за обяд или специални награди, и дрес кода на събитието. Ако събитието за признаване на доброволците е специален повод за доброволци, опишете го, за да разберат, че служителите на агенцията стават „доброволци“ за това събитие, а доброволците стават гости.
