Познаването на аудиторията е ключът към написването на писмо за представяне на вашата компания или организация. Вашето намерение е друг съществен факт при писането на ефективна бизнес комуникация, която предава на читателя целта и структурата на вашата организация. Целта на въвеждащото писмо варира от обявяването на пристигането на вашата компания на картата на общността до благотворителна организация с молба за финансова и натурална подкрепа от донори и доброволци.
Привлечете висшия ръководител на вашата компания, както и някой, който е запознат с маркетинговите концепции или служител, отговарящ за маркетинга на организацията, за да създадете писмо за въвеждане. Изпълнителният директор или основателят на вашата компания може да даде представа за целта на компанията и защо тя е основана и вашият маркетингов гуру може да хвърли светлина върху това как да обжалва клиентите на компанията.
Гласувайте за най-добрия формат за вашето писмо за въвеждане. Ако вашата организация има силна социална медийна мрежа, както и клиентска база, която предпочита традиционната комуникация, изгответе две версии на вашето писмо за въвеждане. Създайте едно съобщение, което е вирусно и друго, което е по-подходящо за разпространение на хартия.
Създайте първия си параграф с внимание пред аудиторията. Призив към филантропите с отваряне като „Всяка година фондация ABC помага на хиляди разселени жени да възстановят живота си”. Въпреки това, бъдещите собственици на бизнес ще оценят предприемаческия наклон от въведение, което обяснява скромното начало на организацията, като например "XYZ Corporation започва в гаража на Steve Wilson като хоби две десетилетия преди средният американец да може да си позволи домашен компютър." Използвайте останалата част от първия параграф, за да опишете произхода или фондацията на вашата организация.
Изгответе втория параграф от вашето писмо за въвеждане, за да обясните какво прави вашата компания или организация - ако обучавате неработещи или безработни работници, опишете видовете обучение за работа, които предоставяте. Също така, ако продавате продукти на световните пазари, опишете множеството нации, на които вашата компания влияе, като разпределите продуктите си на клиентите по целия свят.
Създайте картина на структурата на вашата организация в третия параграф. Избягвайте просто да се обръщате към организационна схема - въвеждащото ви писмо не трябва да съдържа прикачени файлове. Опишете екипа на ръководството и как всеки член на екипа участва в разработването на фирмена стратегия. Разкажете на читателите си функциите на отдела на фирмата и как взаимодействат отделите. Признайте своя човешки капитал; да обясните как квалификацията и експертизата на вашите служители и как те допринасят за успеха на организацията. "Служителите на XYZ Corporation имат общо 75 години опит в областта на компютърните мрежи и разработката на софтуер" е пример за признаване на професионалния опит на вашите служители.
Завършете писмото си в четвъртия параграф, като повторите целта на въвеждането си. Ако сте нов в бизнес общността, поканете клиенти и дори други фирми да спират до магазина ви или да посетят уебсайта си. За писмо за въвеждане, което иска дарение, повторете целта на вашата организация, нейните предишни успехи и поискайте дарения. Ангажирайте читателите си да научат повече за вашата компания и организация.
Подгответе линия за подпис за висшия ръководител или ръководител на вашата компания. При условие, че е възможно, подгответе копия на писмото за индивидуални и оригинални подписи - те добавят топло, лично докосване до бизнес комуникацията.
