Ако работите в бизнеса до бизнес пространството, има вероятност да се наложи да разработите бизнес предложение или писмо с предложение в някакъв момент. Това е документ, който се използва за предлагане на продуктите или услугите на вашата организация на перспективата въз основа на определени параметри като обхват, цена, времеви график и бюджет.
Какво е проектното предложение? Също известен като бизнес предложение или писмо с предложение, този документ обикновено има определен формат с определени изисквания, които се различават в зависимост от вашата индустрия. Въпреки това, основната цел на предложението е винаги да се докаже на перспективата как вашият бизнес може да помогне за решаване на проблемите, пред които са изправени.
Какво е писмо с предложение?
Писмата за предложения могат да бъдат поискани от фирма или да бъдат подадени в нежелана поща. Привличането може да бъде толкова просто, колкото и перспективата да поиска предложение след покана за продажба или да бъде официален процес, наречен RFP, или искане за предложение. Този процес обикновено включва множество организации, които изпращат конкурентни предложения, за да спечелят бизнеса на перспективата. Въз основа на индустрията и вида на офертите, предложението ще трябва да обхване специфичните изисквания, очертани от перспективата.
Когато се занимавате с непоискани предложения или неформални искания, нямате официални указания, които трябва да следвате. Важно е обаче да се изготви документ, който отговаря на въпросите, които потенциалните ви перспективи могат да имат по ясен и сбит начин. Въпреки че в тези случаи може да не съществуват никакви формални изисквания, все пак е жизнено важно да се следва логическа структура и да се покриват критичните аспекти на вашия бизнес и как той решава проблемите, с които се занимава перспективата.
Бизнес предложение или писмо с предложение трябва да включва следните критерии, независимо от индустрията и процеса:
- Мотивационно писмо
- Заглавна страница
- Съдържание
- Резюме
- Преглед на проблема, пред който е изправена перспективата
- Целите на предложението
- Какво прави вашата организация квалифицирана да се справи с проблема
- Обхват, включително цената и сроковете
- Призив за действие
- Информация за връзка
Провеждане на изследвания преди започване на предложението
Преди да започнете да пишете, важно е да съберете цялата уместна информация на едно място. Опитайте се да разберете кой ще чете предложението и дали той ще вземе решение. Нагласете предложението си на аудиторията си, като се погрижите да предоставите цялата информация, за която ще търсят.
Разберете какъв вид болка точки перспективата е изправена. Установете как вашата организация е най-подходяща за решаване на техните проблеми в сравнение с конкуренцията. Избройте елементите, които ви отличават от сходни фирми, за които може да се говори.
Уверете се, дали перспективата има бюджет или времеви график, и се уверете, че вашите вътрешни ресурси са съобразени с тези изисквания. След като изберете коя от вашите предложения ще бъде от най-голяма полза за потенциалните ви клиенти, ще трябва да изчислите вътрешните си разходи, преди да ги цитирате.
Осигурете обхвата на проекта
Очертаването на обхвата на проекта е основен компонент на формата за изготвяне на предложения. Ако тази ключова информация бъде записана, можете да започнете да пишете предложението си. Отделете малко време, за да изготвите основните подробности за обхвата. Първият елемент е да разберем кой ще извърши работата в рамките на вашата организация, кой ще управлява процеса и кой ще бъде основната точка за контакт за вашия клиент.
След това ще трябва да установите какво точно трябва да се направи, за да помогне на клиента да управлява болката си. Очертайте стъпките, които вашата организация ще предприеме и процеса, който ще използвате, за да разрешите проблемите на перспективата. Също така трябва да посочите показателите, които вашата организация ще използва, за да измери успеха на резултата.
И накрая, очертайте графика възможно най-подробно, като предоставите ключови моменти, в които вашата компания ще удари, за да завършите проекта до датата, която сте предложили. Бъдете щедри в оценяването на вашия график, като отчитате всички непредвидими проблеми, които могат да възникнат. Това е, за да предоставите на потенциалните си клиенти реалистична сметка за това, което можете да им доставите.
Започнете с въвеждането и резюмето
Въвеждането на Вашето предложение трябва да включва информация за вашата фирма и марка, с някои данни за това кой сте и какво правите. Ако често пишете писма за предложения, може да искате да разработите шаблон за Вашата компания, който можете да използвате всеки път.
Резюмето трябва да включва съответните точки от вашето предложение. Въпреки че не трябва да се опитвате да обобщавате всеки аспект на документа, включете информация за това, защо вашата фирма е подходяща за работата и как ще помогнете за справянето с болката на перспективата.
Разработване на текста на предложението
Тялото на предложението трябва да включва подробности за проблема, пред който е изправена Вашата перспектива. За да демонстрирате разбирането си за проблемите си, отидете в спецификата на техния пейзаж и трудностите, които срещат ежедневно. Това помага да покажете перспективата си, че сте добре запознат с областите, които имат значение за тях.
Очертайте целите на предложението си. Това най-вече ще бъде да покажете перспективата, която искате да им помогнете с техните бизнес проблеми чрез продуктите или услугите, които предлагате. Предоставете подробности за това, което прави вашата компания различна от конкурентите ви и защо сте по-подходящи за работа с перспективата, отколкото са. Това може да включва говорене за други организации, с които сте работили, показващи примери за минали проекти и предоставяне на подробности за вашите знания и опит.
Предоставете спецификации и предположения
Включете обхвата, който сте посочили, с конкретни цени и графици. Вашата компания може да не знае всички подробности за изискванията на потенциалните клиенти, така че може да се наложи да приемете няколко неща, като ограниченията във вътрешния си бюджет и сроковете. Можете да включите тези предположения в предложението и дори да предоставите няколко опции. Например, можете да предоставите прогнози за четириседмичен обрат, шестседмичен обрат и осемседмичен обрат, със съответни цени за всеки график.
Затвори със силен аргумент
Вашето заключение за предложението трябва да включва кратко резюме на информацията, която сте предоставили. Благодарим им, че отделиха време да обмислят предложението, което сте предложили, и да им предоставите информация за това какво да направите по-нататък. От решаващо значение е да включите покана за действие във Вашето бизнес предложение. Това може да включва призоваване за допълнително обсъждане на предложението или създаване на среща за подписване на споразумението. И накрая, включете информация за това как те могат да се свържат с вас, с няколко опции като имейл, телефон и уебсайт.
Следвайте най-добрите практики
За да направите предложението си по-ефективно, изпратете заедно с нея някои подкрепящи документи. Това може да включва казуси от вашите предишни клиенти, препоръки от доволни клиенти и електронни таблици със статистически данни, показващи степента на успеваемост.
Не забравяйте да напишете своето предложение на бланката на фирмата и да я проектирате от графичен дизайнер, ако имате наличните ресурси. Обръщането на внимание на визуалния елемент може да помогне на вашата компания да се открои от конкурентни предложения, които перспективата може да получи.
Не забравяйте да продължите
Макар и да не е пряко част от документа на писмото за предложения, един от ключовите елементи на изпращането на предложение е да се продължи с перспективата. Обадете се или изпратете имейла си след няколко дни, след като изпратите предложението, за да разберете дали имат някакви въпроси или обратна връзка относно документа. Предложете да изяснят всички елементи, за които може да се нуждаят от допълнителна информация. Проследявайки, вие помагате да развиете силна връзка с перспективата.
