Шевните фирми често се специализират в облекла по поръчка или проекти за декорация на дома за индивидуални клиенти. Във всеки проект работят редица фактори, изискващи специализирани форми за поддържане на информация. Собствениците на предприятия, които поддържат подходяща документация, са по-ефективни, по-добре организирани и по-малко стресирани.
Значение на формулярите
Формулярите позволяват шевните предприятия да поддържат информацията организирана и лесно достъпна. Тъй като проектите често са персонализирани за всеки клиент, формулярите помагат на собственика на бизнеса да събере необходимата информация на едно място, преди да започне проект. Договорите, постъпленията и фактурите също служат за защита както на собственика на бизнеса, така и на клиента в случай на финансово или договорно несъгласие. Собствениците на малък бизнес трябва винаги да водят правилни записи за подаване на данъци върху дохода всяка година.
Формуляри за информация за клиентите
Чрез създаването на формуляр за информация за клиента с клиент за шиене, собственикът на бизнеса е в състояние да води регистър на всеки клиент, който включва информация за контакт, продължителност на бизнес отношенията, история на бизнеса и друга необходима информация. Чрез формулярите за информация на клиентите шивачката може да запази клиентските измервания, персонализирани модели, информация за моделите и предпочитанията на клиентите във файла за бъдеща употреба. Контактната информация е от полза, когато предлагате специалитети през определени периоди от годината, като бала или промяната на сезоните.
Историята на бизнеса с клиента помага на собственика на бизнеса да цитира разходите по проекта. Бизнес историята позволява на собственика да погледне назад към миналото, за да види колко е таксувано и колко време е трябвало да завърши определен проект. Това позволява на шивачка да прави точни ценови оферти за всеки клиент. Съхранени във файлове, информационните форми на клиентите дават възможност на собствениците на фирми да виждат своите клиенти на широка или индивидуална основа.
Договор за проект
Всеки проект за клиент трябва да има писмен договор. Освен излагането на конкретния проект, договорът за проекта трябва да бъде специализиран за шевния бизнес. Измерванията, моделите, избора на тъкани, очакваните разходи и сроковете на проекта трябва да бъдат изложени. Например, клиентът идва за рокля за дъщеря си. Договорът за проект ще включва измерванията на дъщерята, график за монтаж и доставка на готовия проект, който осигурява тъканта и понятията, който поддържа допълнителните тъкани и понятия, прогнозните разходи и използвания модел. Снимките могат да бъдат взети и добавени към договора. Трябва да се остави място за всякакви промени или бележки, направени по време на всеки етап от проекта за шиене. Договорът трябва да определи какво ще се случи, ако клиентът не е доволен от проекта. Това предпазва както собственика на бизнеса, така и клиента.
Постъпления
Всеки път, когато парите се сменят, собственикът на бизнеса трябва да създаде разписка както за клиента, така и за бизнес записите. Приходите са необходими за документиране на приходите на бизнеса за местни, държавни и федерални данъчни цели. Книгите за квитанции позволяват копие от всяко копие, написано и достъпно чрез магазини за офис доставки. Различни компютърни програми позволяват създаването на адаптивни разписки за собственика на малкия бизнес. Квитанцията за шевния бизнес трябва да включва датата на вземане, описание на облеклото, дали дрехите са част от поръчката или промяна, име и информация за контакт на клиента, вид на получената сделка и подпис или име на лицето, което получава пари. Отказ от отговорност, включен в касовата бележка, може да съдържа изявление, което дава на клиента определен период от време, за да върне облеклото за допълнителни промени без разходи, като например в случая на сватбени рокли или официално облекло. Политика за връщане на касовата бележка помага за защитата на шевния бизнес от несериозни връщания и информира клиента какво може и какво не може да бъде върнато.
