Организациите, които имат процес на управление на договорите, могат да спестят време и пари и следователно имат предимство на пазара. В основата на здравословния процес на управление на договорите е централното място, където всички езици на договора са лесно достъпни.
Анализирайте договора
Прегледайте договора, за да се уверите, че съдържа цялата уместна информация. Един солиден договор ясно определя ролите и отговорностите на организациите и отделните лица. В него трябва да бъдат описани всички срокове и срокове, да се определи как ще бъдат измерени резултатите и ясно да се определят условията за плащане.
Разберете фона
Отделяйки време за обсъждане в рамките на организацията на ролята на доставчика на услуги и създадената връзка ще спомогне за определяне на условията на договора. Ако е необходимо, се срещнете с доставчика на услуги, за да откриете всички нерешени въпроси. Една солидна връзка с доставчика на услуги може да помогне за оформянето на договор, който е от полза и за двете страни.
Създайте протоколи за мониторинг
Уверете се, че са налице системи за събиране на данни, мониторинг на сроковете, докладване за изпълнението и организиране на счетоводство. Добре дефинираните процедури спестяват време и пари.
Получаване на необходимата документация
От първостепенно значение е в началото на договора да се идентифицират всички необходими лицензи и документация, да се потвърди, че цялата информация е актуална и да се споделя тази информация с доставчика на услуги.
Информирайте всички страни
Членовете на екипа за управление на договорите и другите заинтересовани страни трябва първоначално да бъдат уведомени за своите отговорности в процеса на договора. Отговорностите през целия срок на договора трябва да бъдат ясно очертани, така че всички членове на екипа да разбират своите отговорности.
Управление на проблеми
При подписването на договора трябва да се решават всички нерешени въпроси, така че да не създават проблеми по време на договора. Нерешените въпроси по време на подписването на договора трябва да бъдат записани, а решението и сроковете да бъдат договорени. Това е и подходящо време за определяне на договорени позиции, които ще бъдат оставени за бъдещо развитие. Всеки елемент, който изисква промяна в първоначалния договор, трябва да бъде внимателно регистриран и управляван.
Оценка на прехода
В някои договори ще има преходна фаза. В края на тази фаза страните трябва да се срещнат, за да оценят цялостното изпълнение на договора. В някои случаи преходният период е, когато бъдат изяснени окончателните подробности на договора; в тези случаи задълбочената оценка на преходния период е критична. Това е и моментът да се определят договорени договорености като необходимите ресурси.
Оценка на изпълнението
Управлението на изпълнението трябва да бъде непрекъснато по време на договора. Текущата оценка на данните за изпълнението, продължаването на работата и коригирането на това, което не е, ще спомогне за повторното създаване на договорни условия, които са от полза за всички страни.
Управление на варианти
Всички договори следва да включват разпоредби за изменения, които следва да бъдат разрешени само в определени случаи. Промените в договора трябва винаги да се определят писмено с официално изменение. За всички варианти трябва да има стандартен процес на управление на промените.
