В продължение на много векове договорите се превърнаха в универсален начин за създаване на правно обвързващо споразумение между две страни. Управлението на договорите включва администриране на взаимоотношенията между субектите, като клиенти, партньори, доставчици или персонал. Процедурите включват подробности относно начина на водене на преговори, изпълнение, прекратяване и обновяване.
Елементи на процедурата
Вашата цел в управлението на договорите е да увеличите максимално печалбата и да намалите риска. Ясно определени процедури улесняват координацията между участващите страни. Търговските договори включват фактури, поръчки за покупка и споразумения за партньорство. Въвеждане на процедури за управление на договорите чрез компютърни софтуерни системи или просто документирани като ръководство.
Вашите процедури трябва да определят как се определят изискванията за предлаганите продукти или услуги. Спазването на договорните спецификации често е в основата на определянето на качеството. Различните бизнес изисквания водят до промени в договорите, както е разрешено от процедурите за управление на договора. Поставете всеобхватни процедури за управление на договорите, така че ако възникнат спорни сметки и неудовлетворени задължения, те ще бъдат разрешени по-бързо, защото вашите договори са стабилни.
Уверете се, че спазвате уставите и правилата, които уреждат езика на договора, както и правата и отговорностите на участващите. Докато веднъж простото ръкостискане се смяташе за правно обвързващо, сегашните компании разчитат на поредица от правни документи, за да осъществяват бизнес. Документирайте как да генерирате четири основни типа договори: фиксирани цени, възстановяеми разходи, частично дефинирани и писмени споразумения. Процедурите за разработване и управление на договорите за всеки вид трябва да посочат как да се изброи цената, да се определи обхватът, да се определи графика за доставка, да се оцени рискът за всяка страна и да се опишат всички текущи бизнес отношения (ако има такива).
Подгответе се за работа с различни сценарии. При договори с фиксирана цена допълнителните процедури следва да уточняват смекчаващи условия, като например как да се напише договорът, ако точното количество материали не е известно или дейността се простира за дълъг период от време. Някои отрасли, като строителната индустрия, включват стимули в договорите, за да мотивират оперативната ефективност. Процедурите, свързани с договори, подлежащи на възстановяване на разходите, определят как да се определят условията, така че купувачът да поеме финансовия риск от продавача, като се съгласи на цена, която покрива (обикновено) всички разходи плюс такса. Правилата за наблюдение на тези видове договори (обикновено се използват от нестопански агенции или бизнес партньори, за които финансовата печалба не е основната цел) включват ясни изявления за очаквания. Създаване на процедури за частично определени договори и писмени споразумения. Инвестирането на време и усилия в разработването на всеобхватни процедури гарантира, че операциите на фирмата протичат гладко.
