Управлението на договора е практика да се гарантира, че параметрите на договора се следват в съответствие с насоките, очертани в самия договор. Поради това трябва да се спазва непрекъснато управление на жизнения цикъл на договора, за да се гарантира, че договорът е изпълнен в правилния контекст. Видът на договора, който се управлява, от трудовите договори до договорите за строителство, може да се управлява по подходящ начин, като се следва същата методология.
Прочетете договора в неговата цялост. Маркирайте ключовите точки за данни, включително времевите рамки и сроковете. Отбележете тези критични дати в календара или друго приложение за планиране, за да сте сигурни, че времето за приключване на изпълнението е разбрано и наблюдавано. Подчертайте ключовите области на договора, в които са изброени задълженията за работа и общите задължения по договора на ключовия персонал, посочен в договора. Например, нов договор за строителство би нарекъл бригадир като точка за контакт и отговорна страна, за да се гарантира, че цялата работа на подизпълнители ще бъде завършена навреме.
График за актуализиране на срещите и назначенията предварително на всяка датата, посочена в рамките на параметрите на договора. Уверете се, че имате лични или телефонни срещи с отговорни лица, за да ви информираме за цялостния напредък на договора. Използвайте междинните срещи като начин за оценка на цялостния напредък на договора и за решаване на проблемите и опасенията, които възникват.
Съхранявайте много подробни бележки за това кой е говорил, кога и къде за всички страни, участващи в изпълнението на договора. Проверявайте редовно и рутинно при споменатите страни. Изпращайте имейли или телефони по веднъж седмично, за да се уверите, че нещата функционират според графика, описан в контекста на окончателния договор.
Всички мениджъри и подизпълнители, участващи в договора, трябва да ви изпращат подробни списъци за актуализиране на седмична база. Направете актуализациите изпратени по електронна поща, факс или традиционна поща, за да поддържате хартиени следи от напредъка на всички договори. Пазете цялата кореспонденция на безопасно и лесно достъпно място.
Поддържайте точен и непрекъснато актуализиран списък на използваните материали, необходимите материали, графици за доставка и приемане, графици за работа по договора, работни часове, направени за завършване на договора, и всички други данни, които оказват влияние върху бюджета на договора. Преглеждайте, оценявайте и оценявайте бюджета на договорите на всеки четири до шест седмици, за да търсите начини за намаляване на разходите и увеличаване на производителността.
Провеждайте допълнителни срещи, за да обсъдите договора, когато възникнат проблеми или проблемите са представени на вашето внимание. Не чакайте загрижеността да се превърне в сериозни проблеми, опитайте се да предотвратите по-големите проблеми, като потърсите решения в началото на процеса.
Съвети
-
Съхранявайте цялата информация за договора в централно разположен файл.
Внимание
Не заобикаляйте параметрите на договора или нарушавайте договора по какъвто и да е начин.
