Компаниите имат активи, които губят стойност във времето и може да се наложи да бъдат обезвредени. Пример за това са старите автомобили, които могат да бъдат изтощени за компанията поради чести ремонти. Писмото за отписване на активите дава окончателното поставяне или отказ от отпадъци, излишък или скрап, като се използва правилния процес и под съответния орган. Изхвърлянето може да се постигне чрез изоставяне, унищожаване, интерниране, изгаряне, дарение или продажба. Активите трябва да бъдат продадени в съответствие с политиката за разпореждане с активи.
Определя процедурите за разпореждане с активи в държавата, в която се намира фирмата ви; след това ги посочете в писмото за разпореждане с активи. Попълнете формуляр за заявка за обезвреждане, който обикновено може да бъде получен от отдела за покупки на компанията. Ако продажбата на активите ще бъде методът на разпореждане, поискайте заинтересованите купувачи да представят своите интереси. Посочете конкретните активи, които ще бъдат обезвредени, и дайте тяхната текуща стойност.
Посочете мястото, където желаещите да купуват активите трябва да отидат, за да ги разгледат. Посочете времето, в което ще се проведе наблюдението и процедурата, която ще се използва за извършване на продажбата. Посочете дали купувачът трябва да направи авансово плащане в деня на продажбата и дали има такси за участие в търга.
Впишете в писмото за освобождаване на активите опции за участие в търга, ако ще се разпореждате с активите, като използвате "тръжната система". (Разликата между „продажба“ и „тръжна процедура“ е, че продажбата включва продажба на активите на фиксирана цена, докато търговете включват купувачи, които определят цените, които са готови да платят. В системата на търговете активите се продават на най-високата цена.)
Една от възможностите е активите да се продават вътрешно, т.е. на членовете - като служители или акционери - на дружеството. Посочете дали ще се проведат външни търгове, което означава, че на външни лица ще бъде разрешено да участват в търг. В писмото за разпореждане с активи трябва ясно да се посочат тези опции и да се посочи методът - вестници или онлайн, например - за обявяване на търга.
Посочете в писмото за отписване на активите дали има минимална цена на офертата и какво ще се случи, ако този минимум не бъде спазен. Посочете дали ще бъде спряно обезвреждането или ще бъдат разгледани други методи за обезвреждане.
В писмото за отписване на активите посочете дали ще бъдат разрешени замяна. Това е мястото, където активите се търгуват и се прилагат за закупуване на нови позиции. Ако случаят е такъв, уточнете, че трябва да бъде подаден формуляр за искане за обезценка и да бъде изпратен на отдела на компанията, който отговаря за управлението на активите. Някои компании обаче договарят компании за финансови услуги, като например инвестиционни банки, да управляват своите активи. В тези случаи формулярите за искане за освобождаване се изпращат на съответните дружества за финансови услуги.
Посочете дали активите ще бъдат продадени чрез дарение на нуждаещи се хора или ще бъдат унищожени. Посочете процеса, който трябва да се следва, за да се определи на кого да бъдат дарени активите. Ако изхвърлянето ще бъде извършено чрез унищожаване, посочете как ще бъде направено това и какви съответни закони трябва да се спазват.
