Мисля, че официалните бизнес писма са старомодни? Помисли отново. Въпреки изобилието от имейли и текстови съобщения днес официалните писма все още се използват често за извършване на бизнес. Ако искате да кандидатствате за работа, да подадете жалба или просто да поискате повече информация за фирма, има добър шанс да въведете бизнес писмо. Следващите стъпки обясняват как да въведете бизнес писмо в пълен формат, където всички линии се подравняват наляво.
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
хартия
Използвайте бизнес писмо с компютър. Използвайте предварително отпечатани бланки или бяла хартия от 8,5 инча.
Изберете лесен за четене шрифт като Times New Roman или Courier с размер на точка 10 или 12.
Натиснете бутона "enter" четири до шест пъти от горната част на страницата. След това въведете вашето име, заглавие и адрес. (Ако имате собствена бланка, игнорирайте тази стъпка.)
Пропуснете още три реда. Въведете датата.
Въведете пълното име на получателя, заглавието и адреса на няколко реда под датата. Използвайте правилното заглавие преди името на получателя, като г-жа, г-н или д-р
Прескочете две линии и въведете поздрава, последван от двоеточие. Например, "Уважаеми д-р Смит:" или "Уважаема госпожица Джоунс:"
Прескочете още два реда и започнете писмото. Началният ви параграф трябва да обясни целта на вашата кореспонденция - например, "Пиша, за да се оплача от някой от твоите продукти".
Попълнете тялото на писмото, като разширите това, което сте написали в първия параграф. Вашият последен параграф трябва накратко да повтори целта на вашето писмо.
Преди да приключите писмото си, обърнете се към всички документи, които сте прикачили - например, "Приложих резюмето и писмената си проба."
Пропуснете две линии и завършете писмото с „Благодаря“ или „Искрено“ или с избора на професионално затваряне.
Прескочете четири реда и въведете името си. Когато вашето писмо е отпечатано, подпишете името си в предвиденото място.
Съвети
-
Проверете вашето писмо, преди да го изпратите. Може би е добра идея и някой друг да го прочете. Ако не притежавате компютър, обадете се на местната библиотека. Обществените библиотеки често предлагат безплатен компютърен достъп. Краткостта е важна. Опитайте се да запазите писмото си до една страница.
Внимание
Никога не използвайте ругатни в бизнес писмо. Избягвайте жаргона. Не въвеждайте всички капачки.
