Преразпределянето на големи бизнес събития може да бъде логистичен кошмар; дори и с най-надеждните причини за промяна на датата, клиентите и бизнес контактите ще бъдат раздразнени и неудобни. Начинът, по който представяте информацията, също ще окаже голямо влияние върху впечатлението, което ще имат участниците; погрижете се да звучи извинителен, но оптимистичен, така че получателите ще гледат на разсрочването като на временно прекъсване, а не като на погрешна стъпка или резултат от лошо планиране.
Поставете част от фирмената бланка в принтера; това е официално известие за разсрочване на събитие, което хоствате. Времето е от съществено значение и бланката ще привлече вниманието на получателя по-ефективно, отколкото обикновената хартия.
Отворете програмата за текстообработка по ваш избор. Започнете нов документ, като изберете "Файл" и "Ново".
Въведете датата и пропуснете линия. Използвайте функцията за сливане във вашата програма за текстообработка, за да вмъкнете имената и адресите на присъстващите.
Започнете с посочване, че ще трябва да пренасочите събитието и да освежите спомените им за това какво е събитието и кога трябваше да се проведе първоначално.
Извинете се искрено и обяснете причината за закъснението. Не се извинявайте повече от веднъж или получателите могат да възприемат това като признание за вина или лошо управление.
Дайте подробности за това кога ще се случи събитието. Ако вашата компания предлага компенсация за техните такси за повторно резервиране или друг стимул, уточнете как участниците могат да кандидатстват за компенсация. Възпроизведете добрата новина; ако разсрочването е щастлив случай, като например разсрочване за известно време с по-добро време, коментирайте това.
Благодарим на присъстващите за тяхното сътрудничество и им дайте информация за контакт, на която те могат да се обадят, ако имат въпроси или трудности при разсрочване на посещението си.
Подпишете буквата "Искрено" и пропуснете три реда. Въведете пълното си име и заглавие. Отпечатайте буквите и подпишете всяка над надписаното име.
Изпращайте писмата с най-бързата услуга, която можете да си позволите. Ако не можете да си позволите да изпратите голям брой писма от Priority Mail, първо се обадете на всеки участник и им дайте основната информация за разсрочването на събитието. Нека знаят, че ще последва официално писмо.
