Писането на официално писмо е плашещо. Писането на официално писмо до шефа ви може да се почувства страшно странно. Независимо дали става въпрос за искане на почивка или за подаване на оставка, доброто умение е да се научите, докато излизате в работния свят. Поддържане на шаблон в ума ще ви помогне значително по пътя.
Помислете за намерението си
Какъв е вашият фокус тук? Какво искате да бъде вашият краен резултат? Да бъдеш ясен със себе си не само това, което искаш да кажеш, но и защо трябва да кажеш, че помага, когато пишеш на шефа си. Важно е да бъдем честни за това, което искате да предадете.
Вашата информация за контакт
В горния десен ъгъл трябва да поставите цялата си информация за контакт. Трябва да изглежда по следния начин:
- име
- Адрес на компанията.
- Вашата директна телефонна линия на компанията.
- Имейл адрес.
Това ясно показва кой сте и кой е вашият пряк ръководител или вашият екип.
Информация за връзка с Вашия шеф
Директно от другата страна на информацията за контакт, поставете информацията за контакт на шефа ви в същия формат, както по-горе, както следва:
- име
- Адрес на компанията.
- Неговата пряка телефонна линия на компанията.
- Имейл адрес.
Дата на писмото
Един ред под информацията за контакт, датата на писмото. Трябва да бъде датирано от деня, в който искате да го оставите за шефа си, а не в деня, в който сте започнали да пишете писмото си. Това също така позволява времева рамка за отговор.
Отворете с поздрав
Непосредствено под датата поставете поздрава „Уважаеми господине! име на шефа със запетая, следваща непосредствено след нея. Напишете точно как предпочита шефът ви да бъде адресиран.
Първи параграф
Започнете с обобщение кой сте. Независимо дали вашата компания е голяма или малка, идентифицирането на себе си е правилният начин да го направите. Вашата длъжност, точния отдел и колко дълго сте били в компанията. Това е и мястото, където искате ясно да посочите целта на написването на това писмо до шефа ви, например: „Пиша това писмо, за да поискам медицински отпуск, който започва от шест седмици от сега, от 15 май до 5 юни“.
Втори параграф
Тук можете да изясните изявлението, което сте направили в горния параграф. Продължавайки с примера на нуждаещия се от медицински отпуск, можете да напишете нещо подобно: „Моята причина за медицинския отпуск е да направя хирургична намеса с медицинска цел. Имам на разположение пет седмици платен отпуск. Мога ли да взема моя платен отпуск в пълен размер, както и друга седмица на неплатен отпуск? ”От решаващо значение е да използвате правилния тон в писмото си. Никога не бихте искали да се намирате като взискателни, но разпитващи и информативни. В крайна сметка, вие искате шефът ви да чувствате, че уважавате тяхната позиция и авторитет, за да решите какво е позволено. Важно е също да добавите, че сте отворени да говорите по въпроса лично или по какъвто и да е начин е най-лесно да се свържат с вас.
Трети параграф
Накратко, благодарете на шефа си за времето, в което четете писмото ви.
Затворете с подписа си
Отписване с любезно и професионално приключване. "Най-добри пожелания" и "Искрено", последвани от запетая, са добри, стандартни избори. Оставете голямо пространство и напишете името си, така че когато се отпечата, можете да подпишете писмото в това пространство.
Каквато и да е целта на вашето официално писмо до шефа ви, уверете се, че го пишете предварително предварително, ако е чувствително към времето. Независимо дали напускате фирмата си временно или ще подадете оставка, най-важното е да бъдете бързи и учтиви.
