Когато приемете работата си, отделът „Човешки ресурси“ или вашият ръководител обсъдиха графика ви, а шансовете са, че сте се съгласили с часовете, които предлагате. По времето, когато приехте графика, най-вероятно нямаше начин да знаете, че обстоятелствата ви ще се променят или че просто няма да можете да се заемете с работата по времето, за което сте се съгласили. Ако сте закъсняли непрекъснато или ако личните ви обстоятелства изискват да се регистрирате за работа по-късно, е добра идея да се обърнете писмено към вашия ръководител за по-късен старт. Подаването на писмено искане създава официален запис на заявката ви в случай, че заявката ви бъде отхвърлена или ако графикът ви се промени и се нуждаете от доказателство за това.
Използвайте формата за официално писмо за писмото за късното разрешение
Тъй като това е официално искане, съставете писмената си молба в правилния формат на бизнес писмото. Бизнес кореспонденцията обикновено е в блоков формат, което означава, че параграфите са на една линия с лявото поле; да не се отстъпват параграфите. Датата на Вашето писмо, името и адреса на получателя, темата, темата и поздравът за затваряне също са на ляво поле. Вашият ред на тема трябва да включва името, длъжността и номера на служителя, ако е различен от номера на социалното ви осигуряване - поради съображения за сигурност не включвайте социалното осигуряване в писмо, което може да се появи на бюрото на някой, който не трябва да го знае, В допълнение, използвайте бяла или почти бяла хартия за писмото си, шрифт като Times New Roman или Calibri, и подпишете името си с мастило, преди да предоставите на началника и отдел „Човешки ресурси“ техните копия.
Ако вашият офис е до голяма степен безхартиен и се комуникира по електронната поща, можете вместо това да подготвите идващо късно на работа имейл. Поддържайте официалния език или подгответе заявката си като писмо и вместо това го прикачете към имейл.
Директно заявете искането си
Вместо че читателят трябва да сканира цялото писмо, преди да стигне до действителната ви молба, посочете искането в първия параграф на вашето писмо. Например, можете да пишете: "Започнах да работя в отдел" Закупуване "като агент на първо ниво, на 14 юни 2013 г., а на 14 юни 2018 г. бях повишен в старши агент по покупките. до 17:00 часа, от понеделник до петък. Целта на това писмо е да поиска промяна на графика, така че часовете ми да станат от 9 до 18 часа."
Не бъди късно
Настройте заявката си с положителен тон и избягвайте да използвате думата "късно". Ако искате постоянна смяна на графика, искате различни часове, а не разрешение да закъснявате всеки ден. И не искате вашият ръководител да намали работното ви време с времето, в което закъснявате да работите. Ако заявката ви е за ограничен период, посочете, че като посочите: "Целта на това писмо е да поиска промяна в графика, така че от 1 април до 30 април, да вмъкнете година, часовете ми стават от 9:00 до 18:00".
Дайте честна причина
Въпреки че е добра практика да бъдете честни с вашия работодател, ако искате да дойдете след един час, защото не сте човек на сутринта и просто не можете да го постигнете навреме, може би искате да преразгледате това като разумна основа за Вашето искане. Но ако причината ви е, че имате лични или семейни задължения, които биха могли да се обслужват по-добре, ако имате допълнително време да работите, посочете това. Не е нужно да сте твърде лични; например, вдигането на детето ви от дневни грижи или споделено пътуване с вашия съпруг, изглежда, е разумна основа за искането. Вие обаче сте съдията, въз основа на това, което имате във връзка с вашия ръководител или мениджър, и дали всъщност трябва да знаете конкретната причина, поради която искате промяна в графика.
Направете това, което си струва работодателя
Ако искането ви е, защото сте били постоянно закъснели и смятате, че идването след един час по-късно от обичайния ви график, ще ви помогне да докладвате за работа навреме, да бъдете откровени за предизвикателствата си с работата навреме. Предложете посещението ви да се подобри значително, ако имате различен график. Това е един от начините за справяне с един аспект от работата ви и можете да споменете в писмото си, че се опитвате да бъдете проактивни по отношение на подобряването на работата си чрез решаване на проблемната област на обслужване. Например, можете да започнете изречението: "Мисля, че новото работно време ще има следните положителни ефекти върху бизнеса …"
Осигуряване на гаранции
Може да почувствате необходимостта да уверите вашия ръководител, че промяната в графика ви няма да окаже отрицателно въздействие върху операциите на отдела или възможността ви да се справите с натоварването. Може би сте проследили обажданията на клиентите, които получавате, и забележите, че почти всичките ви клиенти се обаждат след 9:00, след което можете да добавите към писмото си, че сте следили пиковете в обажданията на клиентите и че промяната в графика може да е от полза за организацията. В писмото си можете също така да заявите, че не предвиждате никакви предизвикателства за изпълнението на всички възложени задачи, което дава допълнителна увереност, че сте обмислили това и сте сигурни, че промяната в графика няма да доведе до проблеми.
Последвай
Последният параграф от Вашето писмо за късно идване в офиса трябва да повтори заявката ви и ако промяната в графика е постоянна, посочете датата, на която искате промяната да влезе в сила. Попитайте дали има допълнителна документация, която трябва да попълните, за да приложите промените в графика. Това поставя отговорността на отдел „Човешки ресурси“ или на вашия ръководител, за да ви даде отговор, поне за документацията. Също така, когато е написано по този начин, звучи по-положително, отколкото писмо, което подсказва, че не сте сигурни, че искането ще бъде одобрено. Благодарете на отдел „Човешки ресурси“ и надзорния орган за тяхното разглеждане и ги уведомете, когато ще получите одобрение.
