Писането на официално писмо до борда - било то училищен съвет или международна корпорация - може да изглежда като трудна задача на пръв поглед. Разрушаването му на малки, управляеми стъпки обаче го прави много по-лесен процес, отколкото първоначално може да очаквате. Официално писмо до борда следва всички правила на бизнес писмо. Важно е да запазите вашето писмо кратко и точно. Официалното писмо не трябва да е по-дълго от една страница, така че ако писмото ви надвишава това, продължете да го редактирате, докато не го разберете.
Запишете списък с неща, които ще включите в писмото си към борда. Ако например пишете на борда, за да поискате пари за пътуване в клас, посочете кои ученици ще участват и къде и кога ще се проведе.
Форматът за официално писмо е следният: адрес за връщане, дата, вътрешен адрес, поздрав, писмо и затваряне. Една инчовите полета трябва да бъдат оставени на четирите страни на страницата.
Използвайте блоковия формат и започнете целия текст в лявата страна на страницата. Вместо отстъпване, оставете един празен ред между всяка част от писмото към дъската.
Пишете на бланка, ако изобщо е възможно. Ако обаче нямате бланки, въведете адреса си в горния ляв ъгъл. Въведете празен ред и след това въведете датата.
Въведете вътрешния адрес на дъската, същия адрес, който се появява на плика, тъй като това разделя бизнес писма от приятелски. Без вътрешен адрес хората могат да бъдат объркани за кого е предназначено писмото.
Напишете поздрава. В този случай това ще бъде “Уважаеми председател Джоунс и членове на Световния съвет за занаятите”. Друга възможност е „Уважаеми членове на Световния съвет за занаятите“,
Отиди до точката. Не се притеснявайте да пожелавате на хората приятен ден или да питате за тяхното здраве. "Пиша на борда да" показва, че имате предвид бизнес.
Поддържайте официално делови тон в писмото си до борда. Стойте далеч от лични проблеми и се придържайте към фактите.
Пазете параграфите и изреченията си кратки и не забравяйте да започнете нов параграф, когато промените идеите в писмото си към борда. Избягвайте многословни изречения и не използвайте голяма дума, когато една малка ще го направи.
Затворете писмото си до дъската с „Искрено“ и имайте предвид, че е последвано от запетая. Друго приемливо официално затваряне е “С уважение”.
Оставете три или четири реда за вашия подпис, след което въведете името си. Ако копирате писмото на някой друг, добавете „Cc“ и избройте техните имена.
Оставете вашето писмо на борда да престои 24 часа и след това да коригирате всички граматични или печатни грешки. Прочетете писмото си на глас и го оценете за официален тон и съдържание. Редактирайте съответно.
