Важно е да знаете как да напишете добре изработено бизнес писмо. Ако кандидатствате за работа, поискате среща или изпратите предложение, искате да сте сигурни, че сте използвали правилния формат на бизнес писмото и че писмото ви е безгрешно и ясно написано. Също така искате да се уверите, че той достига до правилния човек. Един добър начин да направите това е да добавите "линия на внимание" към вашето писмо.
Къде отиват линиите на вниманието?
Официалното бизнес писмо започва с вашето име и адрес в горния ляв ъгъл, след това с датата и след това с адреса на получателя. Ако решите да включите линия за внимание, поставете го веднага след втория адрес.
Линията на внимание е различна от тази на темата. Линията на вниманието насочва писмото до получателя чрез използване на пълното им име или заглавието. Най-разумно е да използвате линия за внимание, когато знаете само заглавието на получателя, а не пълното му име.
От друга страна, за сюжетната линия се декларира намерението на писмото. Понякога те са полезни, ако не знаете името или заглавието на получателя. След това можете да използвате тема като: Тема: Писмо за кандидатстване за стажант по маркетинг.
Пример за линия за внимание
Оформлението на бизнес писмо с линия за внимание изглежда така:
Пример:
Твоето име
Вашият адрес
Вашият телефонен номер
Днешната дата
Име на компанията
Адрес на компанията
Внимание: Директор по маркетинг
Писмото ще последва.
Когато имате нужда от линия за внимание
Има няколко причини, поради които една линия за внимание е добра идея за бизнес писмо.
- Не знаете името на лицето, което би трябвало да получи писмото, но вие знаете неговото заглавие. В този случай линията на вниманието ще съдържа само заглавието. Внимание: Директор по маркетинг
- Искате писмото да бъде доставено на определено лице в компания.
- Искате писмото да достигне до получателя по-бързо.
Когато линия за внимание е ненужна
Линиите на вниманието са най-полезни, ако не знаете името на лицето, което трябва да получи вашето писмо. Тогава има смисъл да се напише Внимание: Директор на маркетинга. Ще изглежда глупаво да пиша Уважаеми директор на маркетинга. Линията на вниманието има повече смисъл, когато се използва само заглавието.
Когато знаете пълното име и заглавие на получателя, стандартно е да пропуснете линията на внимание и просто да включите името и заглавието им както в адресната линия на компанията, така и в поздрава.
Пример:
Вашето име и адрес
Дата
Бари Боттс
Директор по маркетинг
Име и адрес на дружеството
Уважаеми г-н Botts:
Използвайте внимателно линии, когато е необходимо. Те не са стандартна практика, но могат да работят добре, ако не знаете името на получателя, но знаете тяхното име.
