По време на повечето бизнес транзакции се очаква клиентите да плащат при закупуване на стоките или при предоставяне на услугите. Някои компании позволяват на клиентите да изпращат плащания след факта, а други позволяват на клиентите да правят плащания на вноски във времето. Това работи добре през повечето време и малко фирми имат проблеми с голям брой неплащащи клиенти. Въпреки това, когато възникнат проблеми с плащанията на клиентите, фирмите трябва да предприемат необходимите стъпки, за да получат плащане. Една от първите стъпки често е писмото да се изисква плащане.
Поставете вашето име или име на компанията, адрес, информация за контакт, като телефонен номер и имейл адрес, както и датата в горната дясна част на страницата. Можете да използвате фирмена бланка, центрирана в горната част на страницата, вместо да въвеждате информацията си, но все пак трябва да включвате датата от дясната страна.
Поставете името, адреса и номера на сметката на клиента, ако е приложимо, шест реда от горната част на страницата, от лявата страна.
Дайте сумата, която клиентът дължи в първия параграф. Започнете писмото с изявление като: "Това писмо трябва да изисква плащане в размер на (празно)." Кажете на клиента датата, на която е трябвало да изпрати плащането.
Кажете на клиента датата, от която тя трябва да ви изпрати плащане. Посочете дали желаете да приемете по-малко плащане или да изготвите план за плащане.
Кажете на клиента за последствията от продължаването на неплащането във втория параграф. Това включва такси, лихвени увеличения, съдебни дела или изпращане на сметки до агенции за събиране.
Благодаря на клиента за неговия бизнес и за навременното му внимание към въпроса в последния параграф. Поканете го да се свърже с вас с въпроси. Въведете пълното си име и заглавието на заданието в долната част на страницата. Поставете подписа си над името си.
