Речникът на Webster определя писмото като писмено или отпечатано съобщение до физическо лице или група, което обикновено се изпраща по пощата. Разбира се, в нашата електронна ера много писма се предават по електронна поща, или в рамките на електронната поща, или като прикачен файл. Независимо от тази тенденция, бизнес писмата продължават да имат традиционни функции. Затова е от решаващо значение хората в света на бизнеса да познават тези функции, за да направят правилното впечатление пред бизнес партньорите.
търговски
Независимо от тенденцията за провеждане на бизнес по електронен път, „традиционните продажбени писма остават важен инструмент на съвременния бизнес“, заявява Кенет Зиммер, почетен професор в Училището по бизнес и икономика на щатския университет в Калифорния и Сю К. Лагер, доцент в Gardner-Webb College Брохил Училище по мениджмънт. Освен това, Zimmer and Camp твърдят, че повечето бизнес писма всъщност са продажбени писма, тъй като целта им е да насърчават продажбата на стоки или услуги на получателите. Има пет основни цели на продажбените писма:
- Да привлече вниманието на получателя.
- Да установи приятелска връзка с получателя.
- Да обжалваме мотивите на купувача за покупката.
- Да убеди получателя да предприеме действия.
- Да предостави на получателя възможност да предприеме действия.
Връзки с обществеността
Целта на всякакви усилия в областта на връзките с обществеността е да повлияе на убежденията, нагласите или действията на целевата аудитория. Такъв е случаят с писмо за връзки с обществеността, обясняват Melvin L. DeFleur и Everette E. Dennis, съавтори на „Разбиране на масовата комуникация: перспектива на либералните изкуства“. Основната цел на писмото на PR е да повлияе положително на впечатлението на публиката за компанията или организация.
Някои примери за писма за връзки с обществеността са тези, които се стремят да постигнат следните цели:
- Насърчаване на нов бизнес.
- Поканете клиентите си да откриват сметки за таксуване.
- Благодарим на клиентите за техния бизнес.
- Приветствайте потенциалните клиенти в общността.
- Обявява специална продажба или услуга.
- Предложете стимули за използване на услугите на компанията.
Искания и отговори
Най-рутинните бизнес писма или заявяват, или отговарят на едно, Zimmer и Camp състояние. Примерите за писма за искане включват запазване на заседателна зала, заявяване на ценова оферта, искане за извлечения от фактури и създаване на срещи. Независимо от това, Zimmer and Camp съветват тези рутинни писма „да не се третират редовно.” Следователно, трябва да спазвате някои указания, когато изпращате заявка или отговаряте на едно:
- Дайте пълна информация.
- Никога не правете неразумни искания.
- Бъдете точни и точни.
- Никога не се притеснявайте.
Претенции и корекции
Клиентите понякога се оплакват от неправилно обслужване или продукти. Когато възникнат такива случаи, предприятията трябва да отговорят чрез преговори с клиентите, за да направят корекция. Освен това, фирмите пишат и писма с искания, например когато доставчикът не успее да изпрати правилния продукт или изобщо не го изпрати. Въпреки това, Zimmer и Camp казват, че независимо дали отговаряте на или подавате искане или корекция, трябва да имате предвид следните правила:
- Уверете се, че имате всички факти.
- Бъдете точни и пълни, когато описвате претенцията.
- Избягвайте да бъдете обвинителни, заплашителни или взискателни.,
- Бъдете учтив.
- Предложете разумно решение, което да е приемливо за всички заинтересовани страни.
Социални комуникации
Поздравления за бизнес работниците по специални поводи е „обичайна учтивост и традиция“, пишат Цимер и Камп. Работодателите трябва също да изпратят писма на съболезнования, когато съдружник претърпи загуба или трагедия, да реагира незабавно на официални покани, да признае пенсионирането и да изрази благодарност за подаръци, гостоприемство или специално отношение. Непознаването на такива обстоятелства описва компанията в лоша светлина.
Не забравяйте да форматирате правилно буквите:
- Използвайте фирмени бланки.
- Подравнете датата на кореспонденцията вдясно на страницата.
- Поставете името на получателя, официалното му заглавие и адреса в долната част на страницата, подравнени вляво.
- Следвайте поздрава със запетая, а не с двоеточие, например: Уважаеми г-н Джоунс,
- Двойно пространство между поздрава и първия параграф на буквата и между всеки параграф. Въпреки това, едно пространство на тялото на всеки параграф.
- Не включвайте референции, копия и др.
