С течение на времето може да стане по-трудно да се открият завършилите студенти за събития или събития, свързани със специално училище. Асоциацията на възпитаниците от гимназията ще подпомогне индивидуалните събития за завършване на випуск, като поддържа актуален списък на всички завършили училище. Преди да можете да организирате специални събития и да поискате дарения или вноски, имате нужда от асоциация, ангажирана с планирането и провеждането на събития от възпитаници.
Обърнете се към съучениците-възпитаници на гимназията, с които все още сте в контакт, за да формирате група по интереси. След като организирате среща с тази група, всеки член на групата трябва да комуникира със съученици, с които те все още са в контакт за евентуално присъединяване към групата.
Срещнете се с представители на училищата, за да ги уведомите, че започвате с асоциация на възпитаници от гимназията. Определете дали това е цялостно училищно сдружение за всички дипломиращи класове или отделна асоциация за завършващ клас. Поискайте списък на имената и адресите на завършващите студенти от училищните досиета. Това ще ви даде начално място, за да започнете да създавате списък на завършилите и да стартирате база данни.
Нека всеки член на групата по интереси поеме няколко имена от списъка на завършилите, за да актуализира информацията за контакт с възпитаници. Накарайте всеки от групата на интереси да проследи членовете на класа, като се свърже с други съученици, с които те все още знаят или комуникират на уебсайтовете на социалните медии или като търсят онлайн за тях. Актуализирайте списъка на възпитаниците с текущите имейл адреси, информация за улицата или и двете.
Напишете писмо до завършилите възпитаници, което обяснява плановете за създаване на асоциация на възпитаниците. Помолете ги да предоставят актуализирана информация за контакт. Помолете заинтересованите от участие в асоциацията на бившите възпитаници да се свържат с членовете на групата по интереси.
Създаване на дневен ред за първото заседание на сдружението на възпитаниците. Дневният ред трябва да включва планове за развитие на организационната структура на сдружението, като устав, мисия, план за действие, цели, номинации и избори за служители на сдружението и структури за финансиране, ако има такива.
Свикване на заседание на заинтересованите от участие в управителния съвет или борда на асоциацията. Решават кога да се провеждат номинации и избори за служители и за механизма за гласуване. Организирайте комисия, която да отговаря за разработването на правилника на организацията и друга група, която да предложи идеи за финансиране на дейности като доброволни дарения, годишни вноски или спонсорство.
Да се проведат избори за служители и да се формализират правилника на организацията.
Помолете отделните доброволци да участват в отделни комисии, които да управляват асоциативните комуникации, дейностите по набиране на средства, събирането на такси, ако е установено, и събития за събиране.
Напишете дати за заседания на комисиите и координирайте предстоящите заседания на съвета, за да включите актуализации на комисиите. Например, планирайте следващата дата, час и място на заседанието на ръководството или управителния съвет и включете в дневния ред представяне на комисията относно предложената структура на членски внос и предложените дейности за набиране на средства за преглед и одобрение.
