Никой не обича данъчното време. Нека бъдем истински: Подаването на данъците ви винаги е стресиращо - дори ако наемете един счетоводител, който да го направи за вас. За да облекчите данъчната си тревога, важно е да попълните правилните документи и да ги изпратите в подходящия момент, за да избегнете наказания. Тук се появяват формите W-2 и W-3. IRS има серия от “W” форми, но W-2 и W-3 са тясно свързани с работодателя. Едното винаги е необходимо, а другото може да не бъде.
Формите W-2 и W-3 определено са сходни. Основната разлика е в приемника. Копия от формуляр W-2 преминават от работодателя към служителя. Копия от формуляр W-3 преминават от работодател към администрацията за социална сигурност (заедно с допълнителни копия на W-2s). И така, как правите и каква е разликата?
Съвети
-
Работодателите използват W-3, за да докладват приходите си на администрацията за социално осигуряване, ако не подават електронни документи W-2.
Какво представлява формуляр W-2?
Всеки, който някога е бил служител на бизнес, е получил формуляр W-2. Това е като сестра на MISC-1099, която обслужва работници по договор. Преди да започнат работа в нова компания, служителите попълват W-4, в която подробно се описват всичките им данъчни удръжки. Тази форма се използва от работодателя за създаване на W-2. В края на годината W-2 се изпраща на всички служители, което им дава възможност да знаят общите си приходи за годината и данъците, удържани от техните заплати. Те могат да използват това, за да получат възстановяване на данъчната си декларация. В зависимост от статута на задържан служител, може да се наложи да плащат на данъчните служби в края на годината. Обикновено това е по-често с 1099 работници, които не разполагат с предварително удържани данъци.
Формулярите W-2 са изискване за всеки работодател със служители. IRS твърди, че работодателите трябва да докладват заплатите на всеки служител, стига те:
- Данъкът върху доходите, социалното осигуряване или данъците по Medicare са удържани.
- Данъкът върху дохода, който би бил удържан, стига да е претендирал само едно обезщетение за удържане на данъка или да не е поискал освобождаване от тяхната W-4.
Какво представлява формуляр W-3?
Обществените ползи са спасителна благодат за тези, които попадат под прага на бедността. В края на деня всички плащаме в тях и ние имаме право да ги събираме при определени обстоятелства. Например хората над 65-годишна възраст могат да събират социално осигуряване, стига да плащат достатъчно в системата. Тези, които са под прага на бедността, отговарят на изискванията за Medicare. Администрацията за социална сигурност трябва да знае точно колко работодатели плащат в системите, и това е мястото, където влиза W-3.
Ако сте служител, вероятно никога не сте се занимавали с формуляр W-3. Това се използва само от работодателите. В края на годината работодателите използват W-3, за да докладват приходите, заплатите на Medicare и заплатите за социално осигуряване на всички свои служители. Този документ се изпраща на администрацията за социална сигурност не по-късно от февруари. Уловът е, че той също трябва да включва данъчните форми W-2 на всеки служител. Ако имате 10 служители, трябва да изпратите 10 формуляра W-2. Общите суми от всички тези обобщени W-2 форми трябва да са равни на това, което докладвате във формуляра W-3.
Изпращане на писмо A W-2 и W-3
Работодателите знаят, че формите W-2 идват с много копия - шест, за да бъдем точни. И така, кой е правилният, който да изпратите заедно с W-3? Копие А се изпраща на администрацията за социална сигурност, което означава, че това ще бъде прикрепено към W-3. Копиране B и C отиват направо при служителите ви. Те ще изпратят първите до IRS и ще държат последните за личните им записи, ако някога бъдат одитирани. Копиране D получава подадена далеч във вашите записи само в случай, че някога сте одитирани.
Последните две копия: копие 1 и копие 2 са за държавни или местни данъчни декларации. Те отиват при вашия служител заедно с копия Б и В. Служителите получават две копия на копие 2, защото някои може да се наложи да подават документи в различни държави.
Получаване на копия W-2 и W-3
Много е лесно да получите копия на формуляри W-2 и W-3. Можете да закупите вече отпечатани формуляри в офисните магазини или да ги създадете в секцията „Бизнес услуги онлайн на администрацията за социална сигурност“. Можете също така да ги отпечатате от уебсайта на IRS - просто не забравяйте, че тези форми трябва да бъдат сканирани. Придържайте се към правителствени уебсайтове, за да получите официалните формуляри. Ако не може да бъде прочетена от машина, ще ви се налагат глоби.
Кога трябва да ги изпращам?
IRS започва да обработва данъчни декларации в края на януари, но колкото по-бързо подадеш, толкова по-бързо ти се връща. Има определени правила, когато работодателят трябва да представи W-2 и W-3 на съответните страни.
И W-2, и W-3 трябва да бъдат изпратени до съответните партии до 31 януари. Ако не успеете да се регистрирате навреме, ще получите някакви глоби, които IRS изчислява въз основа на това колко късно е подаването ви. Има 50 долара за W-2 формуляр, изпратени в рамките на 30 дни от датата на падежа (което се добавя, ако имате много служители). Максималното наказание е $ 536,000 в този прозорец. Ако сте с 31 или повече дни със закъснение, наказанието се покачва до 60 долара за връщане с максимум $ 1,609,000. Ако изпратите пощата си за връщане след 1 август, наказанието се увеличава до $ 260 за връщане с максимум от $ 3,218,500. Нещата стават още по-лоши, ако данъчните служби вярват, че умишлено сте задържали формуляри W-2 и W-3. В този случай глобата е 530 долара на връщане и няма максимум.
Собствениците на малък бизнес получават прекъсване на наказанията. Ограничават се с по-ниска ставка, но все още варират между 50 и 530 долара на връщане. Можете също така да понесете санкции за подаване на формуляри, които не са машинно четими или са с неправилна информация.
Разширенията не винаги са гарантирани
Преди това почти всеки можеше да получи удължение за попълване на по-късните W-2 и W-3 форми. През последните години това не е така. IRS обърна регулацията на главата си. Днес трябва да попълните приложение за разширение, но то не е гарантирано. Трябва да имате основателна причина за искането си за удължаване.
Ако искате да подадете заявление за удължаване, трябва да попълните формуляр 8809 на IRS до крайния срок от 31 януари. Разширението ви дава само 30 дни.
Подаване на A W-2 и W-3
Компаниите обикновено изпращат само формуляри MISC-1099, ако плащат на изпълнител повече от 600 долара за тяхната работа. Това не е случаят с W-2, който няма минимални изисквания за подаване. Всеки работодател трябва да подаде W-2 за служител, дори и да не са направили достатъчно заплати, за да изискват от тях да подадат данъчна декларация.
От друга страна, работодателите не винаги трябва да попълват формуляр W-3. Това наистина е само за хора, които подават по пощата. Ако по електронен път изпратите формулярите W-2 на служителите си в администрацията за социална сигурност и данъчните служби, не е необходимо да изпращате W-3. Онлайн подаването е изискване за всеки, който има повече от 250 служители.
