Документирането на протоколите от заседанията изисква правилна работа и внимание към детайлите. Тъй като протоколите за срещи често стават правни документи, е важно да се обобщят дискусиите точно. Направете резервно копие и го съхранете на сигурно място и разпространете допълнителни копия до съответните страни. С практиката става много по-лесно да се документират протоколите за срещите точно и сбито.
Елементи, от които се нуждаете
-
Преносим компютър
-
Софтуер за текстообработка
-
Програма на срещата
-
Копие от правилника на Робърт
Документиране на протоколите от заседанията
Пристигайте рано, за да настроите лаптопа си и да го подготвите. Забележете датата, часа, местоположението и списъка с участниците. Запишете колкото е възможно по-голяма част от дискусията за срещата за вашата скорост на писане. Не се притеснявайте за правописни или граматични грешки. Ако пропуснете важна стъпка, като например подаването на предложение или действие, е добре да поискате от участниците в срещата да изяснят текста. Запазвайте документа от време на време, за да предотвратите загуба на данни.
Редактирайте протокола от срещата си възможно най-скоро след срещата, когато паметта ви за дискусията е все още свежа. Коригирайте грешките в правописа и уверете се, че форматирането е последователно в целия документ. Поставете воден знак, за да уведомите читателите, че протоколите все още не са одобрени и са направени официални. Запазете файла, като използвате име на файл, което е лесно да се идентифицира и диференцира по-късно, като например "StrataCouncilMinutesDecember5".
Изпратете протокола на председателя на заседанието или на друго лице, определено да прегледа дискусията. Редактирайте отново минутите въз основа на получената обратна връзка. Когато редактирате, внимавайте да поддържате целостта на минутите. Не добавяйте никакви дискусии, които не са настъпили, или премахнете всяка дискусия, която е станала. Запазете файла отново.
Запазете водния знак "Чернова" в документа, докато протоколът не бъде официално одобрен. Това обикновено се случва на следващите заседания на същата комисия.
След като комисията одобри протокола, премахнете водния знак "Чернова" и го запишете отново. Разпределете одобрените протоколи на членовете на комисията, ако е необходимо.
Съвети
-
Имате копие от Правилата за поръчка на Робърт (или каквото и да е указание, което вашата комисия използва), за да го използвате като отправна точка по време на срещата. Това може да ви помогне да запишете правилно събранията.
Някои хора все още предпочитат да документират протоколите за срещи, като използват първо стенограмите, след което въвеждат бележките по-късно. Този метод може да работи също толкова добре, колкото да отнеме минути с лаптоп. Това зависи от вашите лични предпочитания.
За много важни срещи, помислете за използване на магнетофон, за да направите аудиозапис на производството.
