Протоколите от заседанията представляват запис на всички важни обсъждани въпроси и решения, взети по време на бизнес среща. Обикновено определеното за записване на минута записва срещата на хартия или на лаптоп. Протоколите от заседанията гарантират, че не се забравя нищо от значение, отбелязано по време на среща, и предотвратяват всякакво бъдещо несъгласие относно това, което участниците казаха. Протоколите от срещите също са полезни за хора, които не са могли да присъстват на среща. Уверете се, че записвате всичко правилно, като следвате няколко указания за минути за срещи.
Съберете информация от домакина, като имената на всички присъстващи, целта на срещата и дневния ред на събранието, преди началото на срещата. Това ви помага да следвате в дискусията. Можете да се съсредоточите върху вземането на по-добри минути, ако не сте основен участник в срещата. Потвърдете ролята си с хоста, ако не сте сигурни.
Слушайте внимателно веднага щом срещата започне. Избягвайте да привличате вниманието, като например мобилни телефони, или, ако сте донесли лаптоп, проверявате електронната си поща или сърфирате в интернет. Бъдете фокусирани върху дискусията.
Записвайте само основните точки. Записването на всеки детайл е невъзможно и ненужно. Решете какво е важно, като вземете предвид целта на срещата. Запишете всички изразени мнения или предложения, несъгласие и решения.
Перифразирайте, когато е възможно. Писането на изявления дословно не е необходимо и отнема твърде много време. Парафразирането показва, че сте разбрали какво обсъждат участниците.
Броят на страниците, ако се пише с писалка и хартия, за да се избегне смесването на хартии.
Задавайте въпроси, когато е необходимо. Не се страхувайте да спрете или да задържите срещата, ако трябва да проверите какво е казал някой.
Задавайте въпроси веднага след срещата, докато информацията е все още свежа в съзнанието ви, ако имате нужда да изясните въпрос, който е твърде сложен, за да се повдигне по време на срещата.
Пишете възможно най-обективно. Като водещ на минута, вашата роля не е да давате мнение или цензура, а по-скоро да безпристрастно да обобщавате казаното.
Проверете бележките си за правопис, пунктуация и яснота, когато ги преглеждате по-късно. Напишете добро копие, преди да разпределите минутите на необходимите хора.
