Срещите се провеждат почти навсякъде, където има хора. Църквите, училищата и предприятията провеждат събрания по една или друга причина. Когато протоколите са правилно взети, те лесно могат да бъдат предадени на други членове на събранието, които трябва да чуят нещо специфично отново, особено ден или два след срещата. Колкото и да се опитаме, никога няма да помним всичко. Ето защо правилното вземане на протоколи на среща е толкова важно.
Вземане на минути
Проверете дали вашият бизнес, църква или училище имат необходимия формат за вземане на протоколи от заседанията. Някои места за бизнес имат определен начин, по който обичат да правят неща, дори и да се различават от стандарта. Уверете се, че следвате поискания формат.
Седнете на място, където можете да видите и чуете всички. Трудно е да се запишат протоколите, когато търсите кой какво е казал. Седенето на централно място е най-добре, ако стаята е доста голяма, без усилване. Седнете в предната част на стаята, когато големи групи използват микрофони.
Напишете датата на хартията си. Подгответе хартията и химикалката си преди началото на срещата, за да предотвратите пропускането на нещо важно в началото. Също така запишете, ако тази среща е свързана с определена тема или проблем. Също така, бързо запишете мястото за сядане, ако членовете са сравнително малко. Това ще ви помогне и по-късно, когато забележите кой какво е казал.
Запишете всеки, който е там. Уверете се, че сте записали отговорното за срещата, както и онези, които не могат да присъстват по някаква причина. Ако е възможно, предварително подгответе очертание на темата, за да ви даде нещо, което да следвате, докато вземате протокол по време на срещата.
Напишете кой каза какво, идеи или дискусии по темата и решения по тези дискусии. Ако се проведе гласуване, запишете кой е представил гласуването, кой го е подредил, както и какъв е резултатът от гласуването, като 4 не е до 9 да.
Не записвайте абсолютно всичко, казано по време на срещата. Просто напишете идеите и темите в резюме. Ще се побъркаш, ако се опиташ да запишеш всяка дума, която всеки човек казва.
Прекопирайте протоколите си възможно най-скоро след срещата. Това предотвратява грешки и загуби на паметта. Уверете се, че сте проверили правописа, преди да отпечатате протоколите и да ги изпратите на онези, които са били на срещата.
