Създаването на ръководство за политики и процедури помага за осигуряване на ясни протоколи за последователност в организацията. Работодателите излагат какво е приемливо поведение в области, които варират от облеклото до отношенията с клиентите. Служителите го четат и подписват писмо с потвърждение, приемайки всякакви последици за нарушаване на политиките, установени в ръководството. Фокусирайте се върху ключови области, когато пишете ръководство за политики и процедури за организация с нестопанска цел.
Ключови области на фокус
Организация и управление: В този раздел посочете мисията и визията на организацията. Посочете статута на нестопанска цел, като включите подзаконови актове и устав, регистрирани от държавния секретар. След като организацията бъде дефинирана, подробно дефинирайте ключовите роли и задължения на ръководството. Организационната схема помага на всички служители да разберат кой е отговорен за това и за командната верига.
Човешки ресурси: В раздел „Човешки ресурси“ определете отговорностите на съвета на директорите, как се култивират и развиват доброволците и как се обучават служителите. Включете политики за персонала, включително поведение, рубрики за изпълнение, ползи и правила относно компенсацията.
Набиране на средства: Нестопанските организации получават статут на освободен от данъци чрез Службата за вътрешни приходи. Този статут е отменим, ако нестопанската дейност не се развива правилно. Този раздел обяснява начините, по които нестопанската цел използва набирането на средства, включително безвъзмездни средства, дарения, корпоративни спонсори или събития. Финансовото управление трябва също да бъде обяснено, като се очертае как бюджетите определят това, което отива към нестопанските програми и какво отива за операции.
Закони и регулации: Очертайте законите, данъците и разпоредбите, засягащи нестопанските операции. Те включват, но не се ограничават до дейности за застъпничество и лобиране, провеждани от организацията.
Разработване на политики и процедури
Тъй като ръководството за политиките и процедурите се превръща в път за отговорността на хората, важно е политиките да се изработват последователно във формат и тон.
политики: За да поддържате еднаквост с правилата, използвайте шаблон. Всяка политика трябва да има заглавие на политиката, посочващо съдържанието. Определете цел на политиката. Пример за цел на политиката може да бъде: „Осигуряване на фискална отговорност с постъпления от набиране на средства“. Ако има закон или устав, които се отнасят до политиката, посочете това, за да осигурите допълнително утвърждаване на необходимостта.
Определете обхвата на политиката. Това може да включва дали политиката се отнася за всички, членовете на съвета или само за определена група служители, като екип за набиране на средства. За големите организации включете името и номера за контакт на отговорното лице, свързано с конкретната политика. Например, посочете контактната информация на адвоката за правна помощ с информация относно правилата и правилата за лобиране.
Процедури: Обяснете как се правят нещата в прости стъпки. Докато политиките и процедурите могат да бъдат комбинирани в някои сценарии, процедурите обикновено са отделен раздел за ключови процеси. Идентифицирайте основните процедури и зоните за отстраняване на неизправности. Това включва процедури за откриване и закриване. Разработване на процедури за отстраняване на проблеми, свързани с компютър, парола или други технически проблеми. Създайте процеси за ескалирани проблеми с клиенти. Всяко изпълнение на задължения, което изисква последователност или може да има членове на персонала, които го поставят под въпрос, става процедура, описана в наръчника.
Последователните процедури спестяват работното време, защото служителите разполагат с ресурси, за да направят нещата без лидерство или помощ или намеса.
