Резолюциите са официални документи, използвани за утвърждаване и документиране на гласове по решение, взето от членове на борда на неправителствени организации или правителствени организации от публичния сектор. Обикновено решенията се отнасят до финансови въпроси, прилагане на политика или приемане, упълномощаване или одобряване на действия, които се предприемат от нестопанския или правителствения орган.
Форматирайте резолюция, като поставите датата на резолюцията и резолюция или референтен номер в горната част на формуляра за резолюция. Ако е гласувана първата резолюция, номерът може да бъде 00001, а всяка друга резолюция след първата ще бъде номерирана последователно.
Името на резолюцията трябва да бъде озаглавено от темата. Например, възможно е заглавието да бъде „Одобряване на бюджета за фискалната година“.
Езикът на резолюцията трябва да бъде официален, като се започне с първото изречение, което се позовава на отговорността на съвета. Един пример е: „като има предвид, че отговорността на Съвета е да одобри всички бюджети на неправителствената организация XYZ.“
Следващото изречение или следващата част от резолюцията трябва да документират факти или мотиви за предприемането на действието. Например, „като има предвид, че финансовият персонал на XYZ с нестопанска цел разработи бюджета въз основа на проектите, разходите и оперативните разходи за организацията XYZ, и като има предвид, че счетоводителят на XYZ е одитирал и прегледал всички финансови отчети от предходната финансова година; и като има предвид, че настоящият бюджет се състои от прогнозни стойности въз основа на предишни разходи и прогнозни разходи и счетоводни отчети."
Последното изявление на резолюцията се състои от гласуваното действие, като например: „Ето защо сега е решено да одобри, приеме и разреши бюджета на XYZ за финансовата година“. В следващата част от резолюцията са изброени имената на членовете на съвета, които гласуват резолюцията и място, заедно с гласуването им за одобрение или неодобрение. Резолюцията се одобрява, ако мнозинството от членовете на съвета гласуват "да", а резолюцията не е одобрена, ако мнозинството от членовете на съвета гласуват "не". Подписът на председателя на съвета следва да бъде поставен върху документа заедно с вписването на гласуването.
