Обработката на работната заплата е подробна задача, която изисква солидни математически умения и умения за решаване на проблеми. Работодателят или персоналът на работната заплата трябва да гарантира, че всички заплати на служителите са точни и навременни. В много случаи те трябва да си взаимодействат с мениджъри и надзорници, за да гарантират, че всеки в компанията разбира процедурите за обработка на работната заплата. За да изпълняват ефективно своите задачи, персоналът на ведомостта трябва да разработи опростена система за заплати, която включва документиране на критична информация за заплатите.
Документиране на процедурите за заплати
Документирайте часовника и процедурите за време. Много компании с почасови служители изискват от тях да ударят часовник; други изискват от тях да попълнят карта за време. Служителите, които получават почасово възнаграждение, се получават въз основа на часовете им, изобразени на техните часови карти; следователно, всички часови или времеви промени, които се изпълняват, трябва да бъдат докладвани на всички служители в писмена форма. Можете да изпратите бележка на мениджърите / надзорниците или да им дадете печатна версия на промените. Ръководителите / надзорниците отговарят за предаването на необходимите промени на своите служители.
Отпечатайте годишен календар за заплатите. Преди края на всяка година внимателно проверявайте датите на предстоящата година, за да определите кои дати ще се обработват. Обърнете внимание на банковите празници, официалните празници и други фирмени празници. Използвайте различни цветове, за да подчертаете датите на подаване за промените в картата за времето и заплатите, както и действителните дати на заплащане. Професионална компания за печат може да ви помогне с отпечатването на тези календари. Разпределете календара за заплатите на всички мениджъри / надзорници.
Запазете стандартна брошура за обработка на работната заплата за отдела за заплати. Книжката трябва да включва всички стъпки за обработка на работната заплата. Например, ако вашата компания има двуседмичен график на заплащане, формулирайте брошурата, така че тя да посочва точно как обработката на двуседмичното заплащане се извършва от началото на платежния период до края. Тази стъпка е особено ефективна, когато се обучават нови служители.
Включете процеса на отчитане и обработка на справки в книжката за обработка на ведомостта. След отпечатването на заплатите или предаването на файла за директен депозит в банката, процесът на заплащане все още не е завършен. Документирайте тези стъпки, като отпечатване и подаване на ведомости за заплати и данъчни отчети, както и имената на лицата, на които ще предавате заплатите / закъсненията. Тъй като информацията се променя с времето, актуализирайте брошурата и се уверете, че всички в отдела за заплати имат копие.
Уверете се, че всеки член на персонала на работната заплата разбира своята роля. Документирайте и дайте им копие от техните специфични длъжности, за да се гарантира, че по време на обработката на работната заплата те са наясно с техните отговорности.
