Много хора се свиват, когато чуят, че трябва да присъстват на бизнес среща. Те се страхуват, че това ще бъде загуба на време, което започва късно и няма да постигне нищо или че ще бъде доминирано от един или двама души. Тези общи проблеми могат да бъдат избегнати чрез използване на подходящ етикет за бизнес срещи. Правилата на етикета ви позволяват да провеждате срещата по-ефективно и да сте сигурни, че е продуктивна.
дневен ред
Създайте дневен ред преди срещата и го разпространете до всички, които са поканени да присъстват. Това ще позволи на хората да решат дали наистина трябва да присъстват на срещата. В противен случай някой може да се появи и да открие, че дневният ред не е от значение за него или нея. Дневният ред също е неутрален пробен камък, за да се поддържа фокусът на срещата. Ако дискусията започне да се скита, можете да кажете нещо като: "Според дневния ред, трябва да говорим за това, което ни е необходимо за въвеждането на новия продукт. Да се върнем към тази тема."
разписание
Настройте достатъчно време за срещата, за да ви позволи да постигнете точките от дневния ред, без да питате участниците да поемат прекалено много време. Започнете веднага срещата, за да възнаградите хората, които са се появили навреме. Ако получите навика да започнете късно, това ще възнагради хората, които обичайно се появяват няколко минути след определеното време за започване. Ако имате репутация, че започнете точно навреме, хората ще се научат да се появяват в точното време, за да избегнат неудобството от ходене, след като срещата вече е започнала.
Край на срещата в определеното време. Това показва уважение към графиците на други хора, тъй като някои от присъстващите може да са планирали други ангажименти след срещата. Ако има недовършена работа, насрочете друга среща.
участие
Насърчаване на участието на всички в стаята и поддържане на безопасна среда за въвеждане. Хората могат да се страхуват да говорят, ако вярват, че един или двама господстващи колеги веднага ще ги свалят. Прилагайте правило "Само един човек говори наведнъж" и го прилагайте стриктно. Ако някой се опита да прекъсне, кажете: "Това е времето на Шери да говори. Помнете, всички се съгласихме, че никой няма да прекъсне, когато говори някой друг." Ако някои от участниците все още не са склонни да дадат своя принос, опитайте метод, като да обиколите стаята, за да получите обратна връзка на всеки човек по темата. По този начин един срамежлив човек не трябва да се тревожи за намирането на подходящото време, за да говори.
заключение
В края на срещата обобщете обсъжданото и взетите решения. Потвърдете всички действия, хората, които трябва да се справят с тях и сроковете. Това дава възможност на участниците да се изкажат, ако не са съгласни с резюмето. Ако всички са на една и съща страница, използвайте обобщението, за да създадете бележки за срещите и да ги изпратите незабавно. Не трябва да излизат по-късно от деня след срещата.
