Програмата за бизнес срещи се използва за предаване на важни въпроси, които ще бъдат обсъдени на среща. Този документ позволява на всички участници адекватно да се подготвят за темите на срещата.
Програмата за бизнес срещи трябва да отговаря на определени въпроси: Какво е темата за обсъждане? Защо трябва да се обсъжда? Кой ще участва в дискусията? Кой отговаря за определени теми? Колко време ще бъде обсъждана темата на срещата?
Елементи, от които се нуждаете
-
компютър
-
Приложение за текстообработка
Създайте нов документ с Програма за срещи като име на заглавието и файла. За ваше удобство може да искате да форматирате името на файла си по следния начин: Събрание Agenda_YYYY_MM_DD. По този начин, когато се вгледате в папките си, всеки конкретен дневен ред ще бъде лесно да бъде намерен.
Въведете датата на срещата, мястото и имената на хората, които присъстват на срещата. Тази информация ще се окаже от решаващо значение, особено при проследяване на напредъка на дадена тема, проект или проблем.
Създайте таблица с 5 колони, озаглавена „Програма за бизнес срещите на (дата на срещата)”.
Въведете „Тема“ като заглавие на първата колона. След това въведете всяка тема на срещата, която ще бъде обсъдена.
Ключови "Цели / цели" като второ заглавие на колоната. Накратко посочете желания краен резултат за всяка тема по време на срещата.
Напишете "Team" като трета заглавие на колоната. Обърнете внимание на хората, които ще отговарят за представянето на темата или говоренето от нейно име. Ако една тема има ръководител на екип, не забравяйте да го отбележите.
Ключова “Стратегия” като четвърто заглавие на колоната. Избройте как планирате да се занимавате с темата. Примерите включват „мозъчна атака“ за генериране на идеи, „преразглеждане“ за преминаване към избран резултат или проект, „решение“, ако трябва да се вземе решение, или „информация“, ако общата информация трябва да бъде споделена.
Напишете "Time" като пето заглавие на колоната. Посочете броя на минутите, които всяка тема ще бъде разпределена за обсъждане. Това е необходимо, за да се поддържа добър поток от идеи в заседателната зала и да се осигури структура на вашата среща.
Запазете документа си, след като въведете цялата известна информация във всеки ред.
Съвети
-
Таблица е само основен начин за организиране на темите за обсъждане на среща. Вие сте свободни да форматирате дневния ред на вашата бизнес среща по различен начин, стига дадени елементи са включени.
Важно е да се отдели достатъчно време за обсъждане на избраните от вас теми, но не и за твърде много време, в противен случай дискусиите продължават. Попитайте участниците колко време ще трябва да представят по темите си.
Уверете се, че всички присъстващи на срещата получават дневния ред най-малко един ден преди предложената среща. Това ще даде на всички времена да подготвят и да позволят всякакви промени в дневния ред, ако е необходимо.
