Контролирането на парите във вашия бизнес включва добросъвестно счетоводство и сигурност. В посока нагоре, според американската администрация за малък бизнес, паричните транзакции са по-малко обект на измами, такси, периоди на изчакване и грешки при плащанията. В посока надолу, паричните средства, които не са добре контролирани, могат да привлекат по-голямо внимание от страна на данъчните служби и криминалните изкушения от страна на служителите и други. Прилагането на няколко метода на вътрешния паричен контрол може да помогне за минимизиране на рисковете.
Проверка на служителите
Контролът на пари в брой започва с хора. Служителите, които обработват парични средства или парични еквиваленти, включително чекове и фишове с кредитни карти, трябва да бъдат внимателно проверени. Проверки за съдимост, проверка на наркотици и проверка на предишна заетост могат да бъдат част от процеса на проверка. Според вестник за управление и маркетингови изследвания за въздействието на престъпността върху бизнеса, „проверките на фона трябва да включват и доклад за кредитната история, тъй като някои служители могат да прибягват до присвояване на средства на компанията, когато финансовият натиск от наркомании, изневяра, хазарт или медицински разходи изглеждат непреодолими."
Документиране на транзакции
Поддържането на касови бележки дава възможност за точна счетоводна отчетност и удовлетворяване на IRS чрез създаване на това, което Министерството на търговията на САЩ нарича „неоспорима одитна пътека“. Номерираните двустранни касови бележки са идеални, тъй като ви позволяват да дадете едно копие на разписката на клиента си и запазете другото копие за вашите записи. Редовното преброяване на касовите апарати може да помогне за осигуряване на точност. Печатни калкулатори и книги за получаване също могат да бъдат полезни при документирането на касовите операции.
Разделителни задължения
Част от вътрешния паричен контрол поставя повече от едно лице, отговарящо за одита на касовите транзакции. Собствените правила на Университета на Йейл за разделяне на задълженията изискват никой да не е единствено отговорен за обработката на първоначални парични операции, водене на архиви, баланси, транспортиране или депозиране на парични средства и одобряване на счетоводството. Според университета „Йейл“, „Когато тези функции не могат да бъдат разделени, се изисква подробен надзорен преглед на свързаните дейности като компенсаторна контролна дейност“.
Осигуряване на пари в брой
Инсталирането на видеокамери и използването на сейфове за съхранение на пари в брой са методи за защита на пари в точки, където се извършват транзакции. Назначаването на един служител и един надзорен орган заедно, за да управлявате безопасността на бизнеса ви или да правите банкови депозити, е метод, който помага за защитата на парите преди и по време на транзита. Съвместяването на паричните постъпления с банковите депозитни записи на дневна база и провеждането на месечни прегледи на цялостното счетоводство на вашата компания са начини, по които можете да следите внимателно вътрешните касови записи и да възпирате проблемите с данъчните служби.
IRS Съвет
Според IRS, „Ако в рамките на 12-месечен период получавате повече от $ 10,000 в брой от един купувач в резултат на транзакция във вашата търговска или бизнес дейност, трябва да го докладвате на Службата за вътрешни приходи (IRS) и Мрежата за прилагане на финансовите престъпления (FinCEN) на формуляр 8300. ”Предприятията имат 15 дни от датата на получаване на единична парична операция от 10 000 долара или повече, за да подадат формуляр 8300 с данъчните служби.
