Разработването на система за вътрешен контрол за вашия бизнес изисква планиране и разбиране на детайлните операции на компанията. Вътрешният контрол изпълнява няколко цели, но основните от тях са да се гарантира, че бизнесът работи по предназначение и за да се предотвратят възможности за служителите да присвоят стоки или пари. Вътрешният контрол позволява на собственика на бизнеса спокойствието да знае, че всичко работи правилно, без да се налага лично да наблюдава всеки аспект на операцията.
Прегледайте всеки един от основните процеси във вашия бизнес: производство, управление на запасите, вземания, задължения, банково съгласуване и всеки друг процес, при който е възможно да се извърши измама чрез кражба или прикриване. Поставете имена или длъжности на всяка част от процеса, за която е отговорен човек. Ако не сте сигурни как работи един процес, отделете време "на полето" и наблюдавайте процеса или задавайте въпроси на отговорните.
Оценка на всяка стъпка от всеки процес за слабости в контрола, които биха позволили възможност за кражба на активи на компанията. Съсредоточете се върху областите, в които едно лице има както попечителство на активи, така и отчитането им. Например, ако един служител има контрол над касовия апарат и е отговорен за неговото съгласуване в края на нощта, служителят има възможност да открадне пари и да ги скрие, като фалшифицира съгласуването. Друг пример е наличието на един служител, отговорен за отварянето на входящата поща, както и отговорността за записване на чековете, които се получават по пощата.
Променете процедурите за тези области, в които сте оценили слаби вътрешни контроли. Отделяне на функцията за попечителство от функцията за отчитане, когато това е възможно. Въпреки че може да не разполагате с достатъчно служители, за да могат различните хора да изпълняват всяка работа, алтернативните функции на служителите, от които се нуждаете, трябва да отделят несъвместимите функции, когато е възможно.
Документирайте новите процедури внимателно и запознайте служителите с тях. Получете обратна връзка от служителите относно ефективността на новите процедури. Важно е да се гарантира, че процедурите имат смисъл от бизнес и операционна гледна точка, а не само като контрол. Настройте процедурите според обратната връзка, но винаги имайте предвид целта на контролите.
Прилагайте задължителна политика за почивка, ако вече не сте го направили. По-голямата част от проблемите с хронична кражба в предприятията могат да продължат, защото никой друг не изпълнява функциите на крадеца.Когато крадливите служители са принудени да си вземат ваканция и някой друг ги запълва, те не могат да прикриват престъплението. Тази политика може да предотврати кражба, както и да я разкрие, ако това се случи.
Съвети
-
Оценявайте ефективността на вътрешния контрол поне веднъж годишно и, ако е необходимо, ги подобрявайте.
Внимание
Не се страхувайте да прилагате силни вътрешни контроли, защото се страхувате, че вашите служители ще мислят, че не им вярвате. Честните служители искат да работят в подходящо проектирана среда.
