- Искам този доклад на бюрото ми в понеделник сутринта! разгневеният шеф крещи към разтърсения си подчинен във филми, телевизионни предавания, книги и вероятно повече от няколко реални бизнес среди. Вместо да бъдете уплашени от идеята за съставяне на доклад, приветствайте го като възможност да покажете работата си. Бизнес докладите са важни документи, защото обясняват често и сложни точки, проблеми или изследвания ясно и сбито. Съобщава за командно внимание, защото те са официални. И тъй като пишете доклада, вие решавате какво да поставите в него.
Какво е бизнес доклад?
Осезаем документ. Businessdictionary.com определя a доклад като „документ, съдържащ информация, организирана в описателна, графична или таблична форма, изготвена на ad hoc, периодично, периодично, редовно или на необходимото основание.“
Фактът, че бизнес докладът е документ, само подчертава неговото значение. Докато бихте могли да бъдете в дневния ред на събранието, за да дадете отчет за активите, придобити през тримесечието, по време и след представянето ви, ще трябва да посочите бизнес доклада и можете да разпространите копие до присъстващите. Помните ли страховитите доклади от книгите, които трябваше да направите в училище? Четенето на книгата беше първата стъпка, тогава трябваше да напишете резюме на това, което четете. Понякога дори трябваше да представите доклада си пред целия клас. Но за да ви помогнем, трябваше да направите осезаем отчет в ръцете си. Ето колко важен е докладът.
Снимка във времето. Бизнес докладът е компилация от факти и статистически данни за конкретен аспект на даден бизнес. Обикновено това е моментна снимка във времето, отчитаща определен период. Например, годишният доклад обхваща важни финансови данни и събития, осигуряващи финансова картина за тази година, а тримесечен отчет обхваща конкретно тримесечие на годината.
Повечето доклади, независимо от вида или целта, обхващат определен период. Финансовите отчети обхващат определен период. Финансите на дадена компания варират от година на година и от месец на месец. Дори докладът за наличните продукти е точен само за определен период от време, тъй като се въвеждат нови продукти, а по-старите се преустановяват.
Формални или неформални. В зависимост от целта си и кой ще го види, докладът може да бъде официален или неформален. Официалните доклади са тези, които ще бъдат разглеждани и преглеждани от шефове, висш ръководен състав, клиенти, потенциални клиенти или инвеститори или дори обществеността. Подобно на всички доклади, те трябва да бъдат добре написани и представени без грешки или правописни грешки, лесни за разбиране и точни за стотинката.
Не по-малко важни са неформалните доклади. За служителите, които трябва да попълнят своите отчети за разходите, те са от най-голямо значение. Обикновено неформални, тези отчети съдържат описания, дати и суми в долари, въведени във фирмена форма. Ако служителите не попълват доклада изчерпателно и навреме, те не могат да бъдат възстановени за самолетни билети, таксита и клиентски ястия, които са платили при последното им бизнес пътуване.
Доклади с други имена. Много, ако не и повечето бизнес отчети не се наричат дори отчети. Те могат да бъдат отчети, като например печалби и загуби или отчета за доходите или други финансови отчети, като баланси. Или те могат да бъдат бюджетни прегледи или прогнози за продажбите.
Причини за използване на бизнес отчетите
За да подготвите отличен доклад, помага да разберете за какво ще се използва докладът.
Обобщете. Отчетите помагат да се обясни сложната идея, процес или финансовото състояние на компанията по ясен и разбираем начин. Месеци от натрупаните данни или години на изследване могат да бъдат обобщени в кратък доклад. Разбира се, той може да не разполага с всеки детайл, който е бил открит в проучването, но докладът ще даде на тези, които четат доклада, кратко резюме на изследването или данните.
Опростете. Хората, които ще прегледат вашия доклад, може да нямат време, желание или умение да оценят всички данни и изследвания, които стоят зад него. Във всеки случай те имат свои собствени работни места. Вашият доклад им дава това, което трябва да знаят.
Изясняване. Ако 10 души ще прочетат и прегледат всички данни и резултати от изследвания, които сте събрали, те ще стигнат до различни заключения. Отчетът ви гарантира, че всички те работят от една и съща гледна точка, защото им давате едни и същи данни.
Убеди. Да кажем, че вашата компания иска да убеди инвеститорите да вложат капитал, за да финансират нова идея. Вашият доклад ще бъде включен в бизнес плана, който ще бъде споделен с инвеститорите. Други съдружници ще съставят отчета за печалбата и загубата на компанията и други отчети за финансовото състояние, но вашият доклад ще бъде прогноза за продажбите, в която се посочва къде компанията вярва, че са неизползвани пазари и продажбите, които те биха могли да донесат. Финансовите отчети са важни, но вашият доклад е този, който би могъл да убеди инвеститорите да се качат на борда или не.
Докажете точка. Бизнес отчетите често се използват, когато трябва да се вземат трудни решения, като например дали да се съкратят, което може да включва съкращения. Никой не иска да върви в тази посока, но когато докладът е пред тях, показвайки постоянното намаляване на печалбите в сравнение с разходите като заплати, ясно е какво трябва да се направи. Или, в положителната страна, докладите могат да покажат дали компанията е в състояние да се разшири в нови вълнуващи посоки.
Решете проблем. Участвали сте в срещи, където обсъждането на проблем върви наоколо, без да стигнем до жизнеспособно решение. Но, ако споделяте докладите си на големия прожекционен екран, всички гледат на същия проблем едновременно. Преглед на конкретен документ, с таблици и графики, които показват къде наистина стои ситуацията, позволява на всеки да анализира един и същ материал заедно и да стигне до решение заедно.
Видове бизнес отчети
Има безкраен брой бизнес доклади, които могат да бъдат написани, особено след като можете да напишете свой собствен персонализиран отчет и да го напишете, както желаете. Като цяло обаче бизнес докладите се разделят на четири категории: обяснителни, аналитични, прогресивни и правни. Разбира се, те могат и се припокриват. Доклад за напредъка, например, също може да бъде обяснителен. Но основната му цел е да даде актуална информация за ситуацията.
Обяснителни доклади. Някои бизнес доклади са написани, за да обяснят ситуация или тема, така че всеки да може да го разбере. Можете да напишете обяснителен доклад, за да обясните изследванията, които сте предприели, например. Ако представяте само таблица, показваща резултатите от вашето изследване, естествено ще бъдете затрупани с въпроси относно причината за изследването, методологията, размера на извадката и др. Така че, вместо просто таблица с резултати, трябва да започнете с кратко изложение на причината, поради която сте предприели изследването, и как сте се занимавали с него, като например използване на телефонни проучвания или проучвания по пощата, проследяване на данни за определен период от време или каквато и да е методологията. След това обяснете резултатите от вашето изследване, като използвате таблица, диаграма или друг метод, който прави резултатите ясни. След това обобщавате констатациите в няколко изречения.
Аналитични доклади , Този вид доклад предоставя анализ, може би чрез сравняване на две ситуации или възможности. Вместо просто обяснение, аналитичният доклад прави поне част от анализа на констатациите за читателя. Можете да използвате визуализации в аналитичния си доклад, за да демонстрирате точките си, например диаграми или таблици с данни.
Доклади за напредъка. Подобно на училищните доклади, докладите за напредъка показват как вървят нещата в момента. Те не се основават на планини от изследвания или анализи; те са актуализация за хора, които се нуждаят от такава. Годишните доклади, финансовите отчети като отчети за доходите и други доклади, които са моментни снимки на момент, са доклади за напредъка.
Правни доклади. Всеки доклад, който дружеството е задължен по закон да съставя и публикува, преписва или изпраща на друг субект, е вид правен доклад. Понякога се изготвят и правни доклади, за да се защити компанията от потенциални съдебни дела или други правни проблеми. Ако докладът се изготвя за данъчни цели или се изисква от Комисията по ценните книжа и фондовите борси, съда или друго официално лице, той принадлежи към правната категория.
Пример за писане на общи доклади
Според онлайн лабораторията за писане на университета Purdue (OWL) повечето бизнес отчети нямат универсален формат. Проверете дали фирмата Ви има предпочитан формат за отчета, който пишете. Ако не, вие сте свободни да го съставяте по всякакъв начин. Въпреки това OWL има предложения, които могат да ви помогнат да се уверите, че покривате всички бази и пишете най-добрия отчет, който можете.
- Бъдете кратки.
- Знайте аудиторията си и пишете им.
- Използвайте заглавия и подчертайте важните точки.
- Първо поставете най-важните констатации, аргументи или точки.
- Решете дали да включите вашите заключения или да оставите това на читателите.
Съдържанието на отчета ще варира в зависимост от предназначението и аудиторията му. За вътрешен отчет аудиторията вече знае за компанията, така че не е необходимо да ги попълвате в тези подробности. Публичен доклад обаче, или такъв с многобройни аудитории, би се възползвал от някаква основна информация за компанията.
Заглавие / заглавна страница. Всеки доклад се нуждае от ясно заглавие, което обяснява какво ще разкрие. Това не е мястото да бъдеш умен; прозрачността е от ключово значение. За кратък или неофициален доклад, просто заглавие в горната част на страницата, последвано от датите, ако е приложимо, ще направи. Например:
Обобщение на приходите и разходите за първото тримесечие на 2018 година
За официалните отчети е необходима заглавна страница, която включва заглавието, датата и автора, например:
Обобщение на приходите и разходите
Първо тримесечие 2018 година
Подготвен от
(твоето име)
Ако докладът се подготвя за конкретно лице или група, добавете го след името си, например:
За
XYZ Company, Inc.
Въведение. Започнете с кратка история или подходяща информация за компанията, ако смятате, че е необходимо. След това накратко обяснете защо е изготвен този доклад. Ако докладът представя резултатите от научните изследвания, накратко обяснете методологията на изследването. За кратък доклад, това трябва да бъде няколко изречения. Официалният доклад може да включва цяла страница. Някои официални доклади започват с резюме, което дава общ преглед или резюме на доклада, така че ако това е всичко, което някой чете, те все още ще разберат доклада.
Съдържание. В дълъг доклад избройте секции и визуализации с номера на страници.
Орган на доклада. Тук можете да поставите данните си, основната или най-важната информация от вашия доклад. Включете визуализации като диаграми, диаграми, таблици или графики, а не само текст. Визуализациите показват на хората какво искате да знаят и са интерактивни, което запазва вниманието на вашите читатели. Таблиците, графиките и другите документи за визуално обосноваване са „доказателство“ за това, което докладвате. Винаги започвайте първо с най-важните данни.
Резултати. Този раздел е по избор и зависи от вашите читатели.Искате ли да им кажете как да интерпретират резултатите или да оставите докладът да говори сам за себе си? ****
Заключения. Официалните доклади се нуждаят от крайно обобщаване на резултатите, независимо дали са били очаквани или изненадани, и как ще повлияят на бъдещите решения.
Изключения. Годишните и тримесечните отчети са примери, които могат да бъдат по-креативни. Особено, ако бизнесът достига до широката общественост, като годишен или тримесечен доклад на болницата, актуализациите могат да бъдат разгледани най-добре чрез завладяващи истории за спасени животи или служители, които изпълняват най-съвременни техники. Бизнесът също може да свърже напредъка си по този начин, като интервюира служители, които извършват най-съвременни изследвания или изобретяват нови, вълнуващи продукти.
В крайна сметка, как пишете доклада си зависи от вас. Просто го пазете на кратко, запазете публиката в ума си и включете информация, която ясно предава съобщението ви. Без затруднение. Ще го имате на бюрото на шефа си за нула време.
