Дневният ред определя очакванията за среща. Използването на шаблон за дневен ред осигурява стандартизация и формален формат за заседание на директора. Планирането на срещи показва професионализъм и готовност, необходими за едно безпроблемно заседание. Разпространението на дневния ред за ден или два преди срещата ще позволи на поканените да подготвят презентациите и дискусиите на срещите. Директорите често имат натоварени графици с малко време, за да сортират сложни документи. Колкото по-лесно можете да направите формата на дневния ред, толкова по-лесно ще е за директорите и сътрудниците да определят целта, местоположението и темите на срещите.
Създайте дневния ред на срещата на директора в програма за текстообработка, като Microsoft Word. Word е приложение, което най-много може да има достъп и осигурява няколко шаблона за дневен ред за събиране, които можете да използвате като отправна точка. Можете да персонализирате дневния ред с логото и името на вашата фирма.
Въведете името на събранието, датата, часа, местоположението и информацията за конферентен разговор в заглавната част на дневния ред. Представете ясно информацията, в горната част на страницата и центрирана, така че поканените ясно да знаят как и кога да получат достъп до срещата. Може също да искате да включите списък на поканените и фасилитаторите, който позволява стаята на страницата.
Да поискате теми от дневния ред на участващите директори. Изпратете имейл най-малко една седмица преди срещата, за да поискате теми за дневния ред. Избройте темите на дневния ред, като планирате да представите всяка тема. На шаблона избройте всяка точка от дневния ред по номер отляво и името на лицето, отговорно за воденето на дискусията вдясно от темата. Ако времето е ограничено, може да искате да зададете времеви рамки за всяка тема, като ги изброите до точка от дневния ред.
Избройте „Следващи стъпки“ и „Други елементи“ като последните си две точки от дневния ред. Това ще позволи на Вашата среща да приключи всички елементи на плана за действие и други теми, които може да не са официално включени в дневния ред.
Съвети
-
Използвайте същия формат на дневния ред за следващите заседания на директора. Директорите ще свикнат да гледат формата на дневния ред и лесно да виждат подробностите и темите на срещата. Уверете се, че вашите дневен ред са изчистени, имате достатъчно пространство между редовете и ясно покажете целта на документа и причината за срещата.
