Срещите могат да бъдат най-продуктивната част от вашия ден или пълна загуба на време. Всичко зависи от структурата на срещата и от уменията на ръководителя, който провежда срещата. Ако е ваша работа да организирате среща, една от най-важните ви цели е да създадете дневния ред. Правилното етикетиране на точките от дневния ред за срещата е от съществено значение, тъй като тези точки от дневния ред поставят тон на срещата и спомагат за запазване на дискусията.
Обозначете точка от дневния ред като „информационна“, ако нейната цел е да предостави информация за другите участници на срещата. Например, член на екипа на проекта може да се наложи да обясни обхвата на предложените промени в софтуера на първоначална среща. Този вид точка от дневния ред на срещите е информативна. Присъстващите не трябва да се съгласяват или да не са съгласни по този въпрос; те просто трябва да поемат информацията.
Създаване на дневен ред на консултативната среща за въпроси, които изискват обсъждане, но не се очаква да бъдат решени по време на срещата. Точките от консултативния дневен ред дават възможност на участниците да споделят своите опасения и да дадат своето мнение за обсъжданите въпроси. Например, среща за предложен ъпгрейд на компютърен хардуер може да включва няколко точки от дневния ред, включително обсъждане на разглежданите хардуерни решения. Ръководителят на проекта може да даде кратък преглед на всяко предложено решение, последвано от обща дискусия от останалите участници в срещата.
Обозначете точка от дневния ред на срещата като "решаване на проблеми", ако целта е действително да стигне до резолюция по време на срещата. Този етикет се основава на целта за конкретната среща, която планирате. Една точка от дневния ред може да бъде обозначена като консултативна на една среща и решаването на проблеми в следващия, когато проектът се премине от начало към резолюция. Например елементът от консултативния дневен ред относно избора на хардуер може да се обърне към разрешаването на проблеми на следващата среща, когато участниците са помолени да решат хардуерно решение.
Създайте елемент от дневния ред на срещата с надпис "искане за помощ", ако целта му е да помоли другите участници в срещата за помощ. Тези елементи могат да служат като последващи действия за следващата среща, като всеки член на екипа по проекта предоставя актуализация и предоставя на останалата част от екипа информация за състоянието на проекта.
