Организиран и развит дневен ред на срещите гарантира, че всички важни теми ще бъдат обхванати на дадена среща. Структурата на структурата помага да се ръководи посоката на срещата, така че да не прескачате от една тема на друга, позволявайки на бизнеса да се провежда по по-ефективен начин. Започнете очертанията на дневния ред още преди срещата, за да можете да създадете няколко проекта и да ги изпратите на участниците преди срещата, за да им дадете да знаят какво да очакват.
Запишете всички теми, които трябва да покриете по време на срещата. Започнете възможно най-широко. Например, напишете "Планиране", което може да съдържа няколко подтеми. Използвайте бележки от по-ранни срещи, имейли и информация, за да сте сигурни, че са записани всички необходими теми.
Общувайте с други планиращи или присъстващи участници и попитайте дали имат някакви теми, които се нуждаят от внимание. Дайте им краен срок за предложените теми и елементи, така че да имате време да направите каквото и да е последващо проучване или кореспонденция, ако е необходимо, след това ги поставете в очертанията.
Организирайте темите си. Потърсете теми, които могат да бъдат поставени под по-голяма тема. Ако не, преминете през всяка обща тема и разберете това на конкретни точки от дневния ред. Например, дневният ред на производствените срещи може да съдържа "конфликти за репетиции" и "дати за запомняне" в темата "Планиране".
Съберете вашите основни теми по важност. Решете кои теми първо трябва да бъдат включени в очертанията на базата на това колко са важни те, колко време ще ви е необходимо, за да ги обсъдите, и специални съображения, като например лицето, което представя тази част от срещата, за да напусне рано, например.
Напишете основните си теми във вертикален списък с удебелен шрифт, с шрифт от около 14 до 16 точки. Нагласете веднъж или нанесете веднъж и поставете всеки подтема директно под основната тема. Можете да преброите или пишете темите и подтемите, както желаете. Включете всички подробни точки под всяка подтема.
Куршум и отстъпвам тези елементи, както и, така че те седят под subtopic, само надясно. Повечето софтуерни програми автоматично се отстъпват, куршум и номер, когато натиснете "Enter" и "Tab" в края на основната или подтемата.
Въведете цялата необходима информация за срещите в горния център на документа, включително заглавието и датата на срещата, времето, местоположението, поканените или очакваните участници и информация за контакт с организатора на срещата, вероятно сами.
Напишете името на водещия на всяка тема до основната или подтемата, ако е приложимо. Забележете колко време давате на всяка тема. Проверете с водещия, за да сте сигурни, че сте й дали достатъчно време.
