Когато фирмите започнаха да използват компютрите си в големи количества, експертите предупредиха за идването на „безхартиеното общество“. Компютърната революция все още има начин да постигне това обещание. Въпреки това традиционно хартиените процеси - както бизнес, така и лични - продължават да мигрират към по-компютърни форми и по много добри причини.
Документи
Компютърът донесе голяма лекота и гъвкавост при създаването и редактирането на документи. За разлика от пишеща машина, компютърните програми за текстообработка предлагат почти неограничен избор на стилове, шрифтове и формати за документи. Грешките при въвеждане могат лесно да бъдат коригирани на екрана, без да е необходима корекция на течност или коригираща лента. Целите блокове от текст могат лесно да бъдат копирани от един документ в друг, без да е необходимо повторно въвеждане на текст. Снимки и други графики могат да бъдат включени в документа с много малко усилия.
Споделяне
Споделянето на документи с компютъризирана система е просто. Не е необходимо да се правят физически копия на документа и след това да се изпращат по пощата или факс на получателите. Документ във файл в компютризирана система може да бъде споделен с всеки друг, който има достъп до тази система, просто като им покаже документа на собствения си компютър. Документите могат да бъдат споделяни извън компанията, като просто прикачите документа към имейл, изпратен на получателя.
регистриране
Целта на подаването на документи е не само да съхранява документи, но и да ги направи лесно достъпни. Компютърът превъзхожда в това по начин, който просто не можеше да се използва. Документите, подадени в компютризирана система, се индексират автоматично от системата за управление на файлове на компютъра. Тези индекси се актуализират и поддържат автоматично от системата, без значение колко често документът може да бъде преместен или редактиран. Документите могат дори да бъдат разположени, като компютърът търси голям брой документи за конкретни думи или фрази. Освен това, компютърните системи за архивиране могат да съхраняват огромен брой документи в малка част от пространството, изисквано от шкафове за физически документи.
Функционалност
Електронният документ далеч не е просто електронно представяне на статичен документ, а може да се превърне в истински интерактивен обект. Електронната версия на формуляр за попълване, например, може да позволи въвеждането на данни директно в документа с проверка и проверка на грешки в реално време. Изчисленията и функционалността могат да бъдат вградени директно в документа. Например, съществуващ клиент може да бъде вписан в електронен документ, като използва документа на клиентската база данни на клиента, за да позволи на потребителя просто да избере името на клиента от списък с всички клиенти във файла. Вградената в документа логика ще прехвърли автоматично информацията на клиента в документа, включително адреси, счетоводни номера на клиенти или други желани данни.
безопасност
Физическата безопасност на файловете на компанията е от изключително значение. Файловете трябва да бъдат защитени срещу физическо увреждане или унищожаване. Достъпът до файловете от неупълномощен персонал също трябва да бъде предотвратен. Компютърната система за подаване опростява тези задачи. Копия от компютъризирани файлове могат лесно да бъдат създадени и съхранявани на различни места, както на множество компютърни платформи в мрежата, така и на преносими носители на данни за физическо съхранение извън обекта. Файловете в компютърната система също могат да бъдат криптирани, за да ги направят нечетливи от онези, които нямат разрешение за преглед на файловете.
