Имейлът е съществена част от много работни места и предприятия. Бизнес комуникациите по имейл правят впечатлението почти толкова важно, колкото и комуникациите лице в лице и могат да продължат по-дълго. Електронната поща винаги трябва да отразява професионализма и да има бизнес цел. Лесно е да попаднете в лоши навици за електронна поща, така че постоянната осведоменост и бдителността по отношение на имейлите са необходими и жизненоважни за професионалния имидж на бизнеса.
Поле за предмет
Полето за тема е също толкова важно, колкото и тялото на имейла. Това е професионално заглавие на имейл съобщението ви и се нуждае от думи, които отразяват това. Използвайте правилната граматика в полето за тема без правописни грешки и използвайте подходящи главни и малки букви. Предайте целта на вашия имейл в кратка, кратка фраза. “За проекта Уинфийлд”, “Получаване на обратна връзка към профила Ви”, “Въпроси за софтуера за време и посещения” са примери за бизнес-тематични линии за имейл съобщения. Никога не използвайте жаргон, нецензурен език или дори случайни фрази като „Здравей“, „Как върви?“ Или „Въпрос“.
Поздрави и отписвания
Използвайте професионални поздрави и подписи, за да поддържате електронните си съобщения в съответствие с професионалния имидж на бизнеса, който искате да предавате по имейл. Дори ако изпращате по електронна поща дългогодишен, познат бизнес контакт, с който имате честа кореспонденция, дръжте вашите поздрави и подписи професионални и учтиви. За нови и непознати контакти използвайте „Уважаеми г-н Смит“ и „Поздрави“ за поздрав и подписване. За по-познати контакти, „Уважаеми Ейми” и „Аз оценявам!” Са по-неформални, но все още професионални.
Форматиране, прикачени файлове и файлове с подписи
Форматирането на имейли в бизнеса не е необходимо и може да доведе до злоупотреба с нежелани филтри. Използвайте прикачени файлове внимателно и само с предварителното познание и одобрение от страна на получателя, особено при големите прикачени файлове. Файловете с подписи трябва да бъдат възможно най-кратки.
Език и тон
Езикът и тонът на електронните съобщения трябва да бъдат толкова професионални, колкото и други писмени съобщения. Използвайте учтивост, добра граматика, правопис, речник и пунктуация. Използвайте общ бизнес език, не жаргон, нецензурни думи или случайни фрази. Важно е да използвате внимателен, приятелски тон в имейла. Не пишете имейли, когато сте ядосани, разстроени или разочаровани. То се среща в тона, дори и да е неволно. Вземете колкото се може повече грижи с текста на електронната поща, както при телефонни разговори и разговори лице в лице с бизнес партньори.
Изпращайте имейли без имейли
Не пишете три параграфа, когато са достатъчни няколко изречения. Не използвайте електронна поща, за да разгласявате гняв или раздразнение или да дисциплинирате някого. Не изпращайте имейли набързо - отделете време за препрочитане, проверка на правописа и потвърдете адреса на получателя, преди да изпратите. Не злоупотребявайте с копие и сляпо копие върху имейли. Не използвайте електронна поща на работа за неработни цели.
