Да знаете кога да пишете официално бизнес писмо срещу бизнес имейл може лесно да достигне до хора, които са удобни за предаване на съобщения в различни формати; Въпреки това, при избора на носител има няколко фактора. Фактори като целесъобразност, формалност, конфиденциалност и дори ранг или статут на адресата трябва да се вземат предвид при вземането на решение за писане.
Основна разлика
Първото нещо, което разграничава бизнес писмо от бизнес имейл е, че писмо обикновено се счита за хартиен носител, а бизнес имейлът е меко копие - електронно съобщение. След като съставите служебно писмо, го отпечатате, запечатате в плик, нанесете пощенски пратки и използвате услуга като пощенска служба на САЩ или компания за доставка за нощувка, за да изпратите писмото до получателя. Бизнес имейл, от друга страна, също се състои обикновено от компютър или електронни средства, но се изпраща по електронен път до получателя само за няколко секунди.
Време за доставка
Най-скоро бизнес писмо ще пристигне обикновено е ден след като го изпратите чрез охлюв поща или доставка услуга като FedEx. Ако имате нужда от писмото да пристигнете по-рано, можете да наемете куриер за доставка в същия ден. Вие ще заплатите разходи с която и да е от двете опции - пощенска марка или такса за доставка. Ако искате спешно съобщение да пристигне незабавно, най-добрият вариант е да изпратите бизнес имейл. Защитната стена е само леко препятствие, което може да забави доставката, но дори и тогава забавянето е практически без значение.
Съдържанието на бизнес комуникацията
Ако пишете официално съобщение, вероятно искате да предадете съобщението си в бизнес писмо. Например, ако пишете за договорна тема, е разумно да имате копие от вашата кореспонденция. Недостатъкът на това е, че парчета хартия могат да се загубят и бизнес имейла може да остане завинаги в електронна папка. Бизнес имейл може да предаде едно и също съобщение, но ако това е сериозен въпрос, бизнес имейлите често се разглеждат като по-малко формални от бизнес писма. Ако вашата комуникация изисква подпис с мастило, очевидно не можете да подпишете бизнес имейл с мастило. Можете обаче да поставите електронен или електронен подпис върху имейл съобщение.
Писмо срещу имейл формат
Според Северния Мичигански университет Писане център, често използваните формат за бизнес писма е блок стил. Всяка секция на буквата е в средата на лявото поле в традиционния стил на блока. Модифициран блок позиционира поздрава за затваряне и подпис в долната средна част на писмото; полублоков формат означава, че параграфите са с отстъп. Ако пишете бизнес имейл, лесно можете да копирате традиционния формат на блока, като напишете поздрава, тяло и затваряне на поздрава, за да се изравнят с лявото поле, защото ако преминете към абзаци на абзаци и затваряне на поздрави, форматът може да изглежда странно, в зависимост върху размера на монитора или екрана, от който получателят чете комуникацията.
Поддържане на поверителност
Можете да използвате воден знак върху хартиено писмо, за да укажете „Поверително“, или можете да маркирате бизнес имейла поверителен като щракнете върху една от опциите, които предоставя вашата програма за електронна поща. Нито бизнес писмо, нито бизнес имейл могат да гарантират пълна конфиденциалност, тъй като получателят може да копира писмото или просто да изпрати имейла на някой, който не е запознат с първоначалното съобщение. И в двата случая трябва да разчитате на почтеността на получателя, за да запазите поверителността на вашата кореспонденция.
Състоянието може да направи разликата
Надзорният орган, който пише директно в доклад, е вероятно да използва електронна поща за съобщаване на неформално съобщение, като уведомяване, че ще бъде извън офиса. Тя не трябва да предоставя на служителите си официално писмо за такава рутинна кореспонденция. От друга страна, ако тя съобщава политическа директива или издава похвала или дисциплинарна мярка, хартиен носител може да е предпочитаният формат и това е, ако компанията поддържа хартиени записи. В случая с безхартиените офиси, бизнес имейла е необходимата форма на комуникация, независимо от предмета. В друг случай, ако директен доклад пише на нейния надзорен орган за подаване на оставка, ръкописното бизнес писмо отваря вратата за кратък разговор (ако е необходимо) за причините, които тя подаде, тъй като писмото може да не съдържа такива подробности.
