Много служители в света на бизнеса са добре запознати с това как да пишат официално бизнес писмо. Въпреки това, когато става въпрос за имейли, версиите на същото писмо, стилът и форматът се променят леко. Познаването на правилния етикет за бизнес писмо, изпратено по електронната поща, не само ще помогне на служителя да изглежда по-професионално, но и ще му помогне да се справи по ясен и професионален начин.
Създайте опростен и кратък ред на темата на имейла. Избягвайте обичайните тригери за спам, за да запазите съобщението изпратено до входящата поща на получателите. Общите тригери за спам включват: "Безплатно", "Информация, която сте поискали" и "Голяма оферта". Също така избягвайте да използвате всички главни букви.
Форматирайте електронната си поща по същия начин, както официалното бизнес писмо. Първо, въведете вашата информация за контакт. След това въведете датата на писмото.След това включете адреса на получателя. Поставете поздрава и след това включете подчертаната линия на темата, която може да бъде повторение на Стъпка 1. Напишете тялото на писмото и поставете затваряща линия и вашия подпис. Не забравяйте да поставите интервал между всяка част на писмото.
Създайте своя поздрав въз основа на вашия бизнес контакт. За най-официалните контакти, включете почетното (г-н, г-жа, д-р и т.н.) и фамилното име на получателя, последвано от запетая. Ако получателят е сътрудник, неговото собствено име, последвано от запетая, е приемливо, ако обикновено се изпраща от изпращача по този начин. За непознати получатели, официалното "За кого може да се отнася" е приемливо.
Съвети
-
Повечето кореспонденция по електронната поща не е формално между сътрудниците и общите контакти. Вмъкването на адреса и информацията за контакт трябва да бъде включено само ако изпращачът и получателят са нови контакти, а не често срещаните партньори по имейл.
Внимание
Женската почестност (г-жа, г-ца и г-жа) често се злоупотребява, когато изпращачът не знае за статута на получателя на брака. Най-добре е да приемем г-жа, освен ако статутът на брака е известен на подателя.
