Независимо дали се срещате с клиенти за представяне на предложение или провеждане на работен обяд с персонала, изпращането на покана по имейл може да бъде бърз и ефективен начин за координиране на събитието.
Помислете за вашата аудитория. Тонът на имейла ви трябва да се адаптира към всеки, който каните на срещата за обяд. Случайни тон работи добре, ако вашата обяд среща с персонала и ще прекарват времето обсъждане на стратегии и брейнсторминг. Ако целта на срещата е по-сериозна, ще трябва да направите това ясно във вашата кореспонденция с поканени служители. Ако срещата за обяд е с клиенти, може да ви е необходим по-официален тон, в зависимост от вашите работни взаимоотношения с тях.
Намерете ресторант, който ще може да приюти вашата група. В зависимост от броя на поканените, можете да потърсите съоръжение, което разполага със самостоятелна стая. Когато планирате среща с клиенти, може да ви помогне да намерите храна, която е по-малко забързана, където разговорът няма да бъде напрегнат от шум.
Решете кого да поканите на срещата за обяд и се консултирайте с календара на офиса, за да определите дали всички страни ще бъдат на разположение на въпросната дата. За срещи за обяд на персонала, направете бърз телефонен разговор, за да попитате дали избраните поканени ще бъдат на разположение в този ден и след това да ги помолите да го държат отворени, докато плановете са финализирани.
Обадете се на предпочитания ресторант и направете предварителна резервация. Нека знаят, че може да се наложи да настроите броя на участниците по-близо до тази дата. Ако откриете, че ще имате още няколко посещения, отколкото първоначално планирахте, уверете се, че уведомете ресторанта възможно най-скоро, така че персоналът да посрещне вашите нужди.
Създайте имейла си, включително имейл адресите на всеки човек, който искате да поканите. Използвайте темата, за да посочите причината за имейла. Включете думи като "Важно" или "Маркирайте календарите си" и включете датата и причината. Например, темата ви може да се чете: "Важно: Работен обяд на 2/18/09-RSVP Needed." За обяд с клиент, разбира се, ще трябва да усъвършенствате сюжетната линия и да я превърнете в заявка, а не в търсене.
Използвайте тялото на писмото, за да обясните необходимостта от срещата за обяд и какво искате участниците да донесат или споделят по време на срещата. В зависимост от това колко трудно е да се прикачат хората, може да искате да поискате, че те са RSVP, така че можете да финализирате броя на резервациите с ресторанта.Ако организирате обяд за клиента, може да поискате среща за обяд и да посочите какви неща искате да обсъдите с тях
Съвети
-
Вие трябва да се базирате на работната атмосфера на вашата компания, от случайно до официално. Изпратете копие до административния персонал, така че календара на офиса да може да се актуализира.
