Внимателно изработване на отговор на бизнес имейл - независимо дали от клиент, перспектива, шеф или колега - - може да направи всичко различно в осигуряването на желаната реакция и отговор.
Разберете писателя
Внимателно вижте кой е написал имейла, тъй като той играе роля в ниво на формалност използвате, за да отговорите. Например експертът по електронния етикет Линдзи Полак предлага да се отговори на имейл, който използва официален език, като използва подобен официален и любезен език. Ако подателят използва неформален тон, използвайте по-спокоен тон, но го поддържайте професионален.
Определете резултата
Разберете какво действие, което искате читателят да предприеме след като отговорите. Например, ако изпращате отговор на перспектива, искате да купувате. Въпреки това, ако изпращате отговор на шефа си, искате да мислите, че сте професионален и способен. Отговори на хората за проблеми с обслужването на клиенти трябва да доведе до щастлив клиент, който се чувства задоволен.
Съвети
-
Изчакайте, докато се успокоите, за да отговорите на спорен имейл.
Опишете резултатите в изречение 1
Използвайте първото изречение на вашия отговор опишете какво искате да постигнете, предполага Джефри Джеймс, редактор в Inc. Например, ако клиент изпрати имейл с жалба, използвайте първото си изречение, за да каже, че искате да разрешите проблема, така че клиентът да се чувства щастлив и доволен от покупката.
Направете си точки
Сега е време да обясните как планирате да направите първото си изречение. употреба малки параграфи да направите своите точки. Джеймс препоръчва да се използват доказателства, за да подкрепят идеите, които описвате в отговора си. В зависимост от темата и необходимите действия, доказателствата могат да бъдат толкова прости, колкото да се посочи факт или толкова обширно, колкото да се предоставят множество подробности, специфични за темата. Например, ако шефът ви пита защо искате одобрен разход, дайте факт или две за това как одобряването на разходите ще бъде от полза за отдела или компанията като цяло.
Осигурете покана за действие
Използвайте последното изречение повторете това, което искате читателят да направи по-нататък, Това изречение трябва да върви ръка за ръка с първия параграф. Например, за да задоволите клиента си, обяснете стъпката, която сте готови да предприемете, за да разрешите проблема.
Отпиши ме
И накрая, използвайте думи за подписване, като например "Най-добър" или "Благодаря", така че получателят знае, че е достигнал края на електронната поща, предлага писателката на Forbes, Сюзън Адамс. Добавете името си и включете подписването на вашия бизнес във всички имейли. Подписът трябва да включва пълното ви име, име на фирмата и информация за контакт, включително телефонен номер и адрес на уебсайта.
Съвети
-
Коректура и проверка на правописа, преди да натиснете бутона "изпрати". В противен случай грешките могат да ви накарат да изглеждате немарливи и непрофесионални.
