Искате вашите служители да се възползват от времето за почивка по свое усмотрение, но работата ви е да гарантирате, че имате служители във всички отдели през цялата година, така че нормалният бизнес да продължи. Единственият начин да се координират ваканциите на служителите е да се създаде капитален календар за почивка. Можете да използвате различни софтуерни програми онлайн или на вашия компютър, за да сравнявате графиците и правилно да управлявате ваканцията на служителите. Можете също да запазите хартиен календар, ако предпочитате този метод.
Елементи, от които се нуждаете
-
Програма Календар
-
Шаблон за календара
Електронен календар
Отидете до избрания софтуер за календара на вашия компютър или интернет. Предлагат се няколко програми за създаване на електронен календар, включващ програми за текстообработка, софтуер за календар или онлайн програми.
Изберете опцията за добавяне на нов календар и добавете име за главния календар на ваканциите на компанията. Запазете го на вашия твърд диск или на желаното място във вашата мрежа или интернет въз основа на софтуера. Блокирайте всички дни или седмици, през които служителите не могат да си почиват или да информират мениджърите за тази опция.
Създайте профилите за избрания от вас софтуер, които определят правата и възможностите, които хората имат. Например, вие и вашият архив трябва да имате глобални административни права, за да правите всички промени, но мениджърите може само да добавят събития с начално и крайно време, които по-късно одобрявате. Добавете потребители и техните потребителски имена към програмата и им прикачете правилния профил. Позволете на мениджърите да създават индивидуални пароли или да добавят родово, което могат да променят. И накрая, за да направите календара достъпен за всички служители, създайте профил и парола само с опции за преглед, които всеки служител може да използва. Ако имате много служители, може да искате да създадете няколко общи потребители и пароли, които имат опции за преглед.
Направете електронен шаблон, който служителите могат да използват, за да поискат време за почивка от своите мениджъри. Добавете място за одобрението на техния мениджър. Можете да направите този шаблон от програма за текстообработка или електронни таблици. Направете този шаблон на разположение на всички мениджъри, за да дадете на своите служители, когато те трябва да поискат ваканции.
Изискване от ръководителите на отдели да одобряват заявки за почивка, направени от служителите. Накарайте мениджъра да въведе исканията за ваканция в електронния календар, но да им изпрати копие от одобрената молба за почивка до вас. Някои фирми изискват от мениджърите да изпращат тези заявки, докато те влизат, докато други могат да изискват актуализации на заявката за почивка в календара в определен ден от седмицата. Прегледайте и одобрете добавените ваканции, ако е необходимо.
Печатайте копие от календара на главната ваканция редовно и го публикувайте в салона на служителите, в кухнята или в стаята за почивка.
Следете всички заявки за ваканция, за да гарантирате, че служителите имат време за книгите за почивка. Разпечатайте одобрените заявки за почивка и запазете копие в техните лични досиета. Препратете електронно копие на заявката за почивка за заплащане за техните записи.
Календар на хартията
Изтеглете безплатен календар от интернет или изберете шаблон от календара от избраната от вас софтуерна програма. Отпечатайте копие от този календар. Можете също така да получите празни шаблони за календари от магазини за офис доставки, ако е необходимо. Публикувайте календара на централно място, като например офисната кухня, стая за почивка или в пощата.
Блокирайте всяка седмица, в която служителите не могат да си почиват. Можете да оцветявате тези области или да поставите голям Х в дните, в които на служителите не е позволено да излитат.
Изискване от служителите да записват своите искания за почивка и да ги изпращат на техния мениджър за одобрение. След като мениджърът одобри, искането ви се препраща. След това проверете календара, за да се уверите, че всички области на бизнеса ви имат необходимия брой служители, преди да одобрите искането за изчакване.
Добавете одобрените ваканции в календара на компанията, ако е необходимо. Препращайте одобрените заявки за почивка към ведомостта за заплати и съхранявайте копие за персоналния файл на служителя.
Съвети
-
Преди да създадете фирмен календар за почивка прегледайте политиката на компанията и процедурния раздел за ваканции. Ако нямате такъв, ще трябва да създадете политиката и процедурите за начина на подаване на заявка за ваканция, следвайки процедурите, избрани за електронни или хартиени календари.
Уверете се, че правилото включва информация, която указва, че заявките подлежат на одобрение от ръководителя и наличното време за почивка. За да изясните евентуални проблеми с правилата, може да искате да включите език, който очертава принципа „първи пристигнал, първи служител“ за справедливост, но посочете кога няколко служители кандидатстват за почивни дни през същия период по едно и също време, а почивките се предоставят от старшинство.
Включете формуляра за искане за почивка в раздела за процедурите на наръчника на служителите. Раздайте актуализираните копия за включване в ръководството, ако е необходимо.
Внимание
Прегледайте правилата и процедурите си, за да се уверите, че са в съответствие с държавните и федералните закони. Докато компаниите не са задължени да дават ваканции на служителите си, те трябва да спазват федералните и държавни закони в администрацията на програмата.
Включете график за натрупване на ваканция в правилата, за да разберат служителите си колко почивка имат право от годините на работа.
