Срещите се провеждат редовно в света на бизнеса, а протоколите са официалните документи, използвани за записване на предприетите действия и взетите решения. Тъй като в очите на компанията минутите стават официални документи, всякакви промени, които трябва да се направят в протокола, изискват допълнение. Когато създавате допълнение, трябва да знаете кога и как да го представите на заседателната комисия и да го добавите към официалните протоколи, така че да не правите тези промени по свое желание.
Подгответе копия от официалните протоколи от последното заседание, за да могат всички, които присъстваха на срещата, да ги прегледат.
Предайте протоколите на следващата среща. Обичайно е председателят на заседанието да започне нещата, като прегледа протоколите от предишното заседание. Всички участници трябва да прочетат протоколите и да ги одобрят, преди да продължат напред. Ако някой има какво да добави, промени или поправи, тогава това е подходящият момент да се каже.
Запишете промените в минутите. Можете да напишете промените директно върху копието на протокола или да запишете бележките на отделен лист хартия.
Позволете на членовете на срещата да се споразумеят за предложените промени в протокола, които ще бъдат изложени в допълнението. Ако всички са съгласни, можете да продължите напред с създаването на допълнение към протокола.
Създайте допълнението след отлагането на срещата. Най-добре е да направите добавката веднага след срещата, така че информацията да е все още свежа в съзнанието ви. Използвайте шаблона за минути, за да напишете в информацията за допълнението.
Разпределете официалните протоколи с прикачения анекс зад тях на членовете на групата за срещи. Може да не искате да изчакате до следващата среща, за да направите това, в случай че е далеч в бъдещето. По-скоро изпратете електронно копие на протокола и допълнението по електронната поща до групата и уведомете членовете, че обратната връзка или одобрението им са добре дошли. Ако всички в групата одобрят протоколите с допълнение, тогава това ще стане вашият нов работен документ.
Донесете протокола и допълнение към следващата си среща, за да получите подписа на председателя. Протоколите стават официални само след като председателят ги подпише.
