Следенето на всички приходи и разходи на фирмата ви може да изглежда огромно, дори когато управлявате малък бизнес. Трябва да се правят изчисления, да се изготвят отчети, да се плащат сметки и да се подават данъци. Списъкът на финансите, който трябва да се съставя месечно, тримесечно и годишно, често е безкраен.
Добрата новина е, че съществува малък счетоводен софтуер, който помага за оптимизиране на процеса. Правилният софтуер ви позволява да следите цялата си финансова информация на едно място и да получавате достъп до отчетите в реално време, от които се нуждаете, за да поддържате компанията си безпроблемна.
Защо трябва малък бизнес счетоводен софтуер?
Малкият бизнес счетоводен софтуер позволява дори най-математически оспорваните да поддържат точни финансови отчети. Вместо ръчно проследяване на покупки, приходи и печалби от електронни таблици на вашия настолен компютър, можете да спестите време и работна ръка, като проследявате всичко в електронна счетоводна програма.
Има много предимства за използване на малък бизнес счетоводен софтуер, който може да помогне на вашата компания да работи по-ефективно. Някои от ползите включват следното:
- Оптимизира счетоводството ви. С малкия бизнес счетоводен софтуер имате достъп до цялата си финансова информация на едно място. Не е необходимо да проверявате с няколко отдела, за да получите необходимата информация или да изчакате до края на месеца, за да разгледате финансовите си данни. Вместо това, можете да влезете във вашия счетоводен софтуер по всяко време на деня или нощта от всяко устройство, за да видите дали фактурите са платени, инвентаризацията е била изпратена, каква част от вашата компания е печеливша и къде можете да направите някои подобрения.
- Намалява човешката грешка. Без значение колко компетентни са вашите служители, винаги има място за човешка грешка. Счетоводен софтуер за малкия бизнес помага за намаляване на грешките при изчисленията и отчитането чрез електронно проследяване на финансите. Когато процеси като фактуриране, отчитане на времето и събиране на сметки се извършват чрез счетоводен софтуер, това увеличава точността на вашите финансови средства още повече.
- Позволява сътрудничество в екип. Счетоводният софтуер за малки фирми позволява на повече от един човек достъп до финансовата информация на фирмата ви. Може да искате хората, които управляват работната заплата, маркетинга, инвентаризацията и продажбите, да имат достъп до финансовата информация на компанията ви в реално време, за да могат по-добре да изпълняват задълженията си. Със счетоводен софтуер, базиран в облака или зареждан на компютъра на всеки човек, членовете на персонала от цялата компания могат да влязат в системата и да получат необходимата информация.
- Предоставя прозрения. С едно натискане на един бутон, малкият бизнес счетоводен софтуер може да ви даде незабавна информация за вашата компания. Въз основа на тях можете по-добре да приспособите разходите, усилията си за продажби, инвентара и персонала, за да направите фирмата по-печеливша.
- Поддържа сигурността на информацията. Днешният счетоводен софтуер е сигурен, като гарантира, че информацията за фирмата ви остава в компанията. Повечето софтуер криптира информация, така че тя може да бъде достъпна само за вашата компания. Много от тях предоставят индивидуални регистрации за всеки служител, така че само някои хора могат да видят някои аспекти на вашата финансова информация. Например, можете да дадете на своя мениджър човешки ресурси достъп до времеви листи и ведомости за заплати, а не до цялата друга финансова информация за вашата компания. Ако приемате плащания директно в счетоводния си софтуер, те също са криптирани.
- Генерира мигновени отчети. Повечето малък счетоводен софтуер ви позволява да персонализирате отчетите, от които се нуждаете и да имате незабавен достъп до тях, когато пожелаете. Можете незабавно да изтеглите такива доклади като извлечение за печалби и загуби, обобщение на данъка върху продажбите, история на фактурите, събрани плащания и отчети за разходите. Това помага за съкращаване на времето, което служителите ви могат да изразходват за събирането на този вид информация. Можете дори автоматично да генерирате отчети, които показват данни по начин, който има смисъл за вас, като пай графики или графики.
- Предоставя специфични за индустрията отчети. Ако изберете малък бизнес счетоводен софтуер, който е специфичен за вашата индустрия, избягвайте да правите персонализиране, което може да увеличи цената на софтуера. Също така получавате достъп до отчети, които са по-ценни за вашата компания. Например, ако сте доставчик на здравни услуги, може да ви е необходима функционалност, която ви позволява да таксувате застрахователни компании. Ако намерите софтуер, който е специфичен за сектора на здравеопазването, тази функционалност вероятно ще бъде включена или ще бъде доста достъпна добавка. За софтуер, който е за генерични индустрии, създаването на тази функционалност за вашата компания може да доведе до повишаване на цената на софтуера.
- Поддържа текущата информация за най-добрите практики. Програмата за малък бизнес счетоводен софтуер може да поддържа бизнеса ви актуален по най-добрите счетоводни практики. С автоматичните актуализации на софтуера и ръководствата за нови функции можете да останете на върха на най-новите отчетни и данъчни практики, без да се налага да разчитате на вашия счетоводител.
Правилният вид софтуер за сметка на малкия бизнес означава по-малко главоболия за вас и повече време за всичките ви служители да фокусират енергията си другаде. Как да изберете правилния софтуер за вашата компания?
Какво счетоводен софтуер е най-добър за малък бизнес?
Решаването да получите малък счетоводен софтуер за вашата фирма често е най-лесната част от процеса. Колкото по-трудно е да се реши кой конкретен софтуер да се използва.
Има много опции на пазара, повечето от които могат да бъдат персонализирани според конкретния ви бизнес и нужди. Преди да започнете процеса на определяне на малкия бизнес счетоводен софтуер, който да изтеглите или регистрирате за, уверете се, че знаете какви функции искате. Отделете време да проучите възможностите и възможностите на всяка оферта.
Създайте списък с желаните от вас функции и друг списък с онези, които бихте искали да имате, но без тях. Те могат да включват:
- Управление на инвентара.
- банково дело
- Проследяване на заплатите и разписанията.
- фактуриране
- Вземания.
- Платени часове.
- Комисионни за продажби.
- Автоматично фактуриране.
- Множество потребители.
След като разберете какво искате, започнете да цените вашите опции. Решете дали искате софтуерът за малък бизнес да бъде изтеглен на компютъра ви или ако предпочитате да имате достъп до програма, базирана на облак, която можете да използвате от всяко устройство. Има широка гама от цени, базирани на програмата, която избирате, функциите, които искате и персонализирането, което трябва да се направи. Имайте предвид, преди да вземете окончателно решение, имайки предвид, че цената се увеличава, когато избирате повече персонализиране.
Също така, помислете кой малък счетоводен софтуер е най-интуитивен за вас. Въпреки че много продукти имат сходни функции, действителното табло за управление и изпълнението на продукта могат да варират. Трябва да изберете този, който ви е удобно да използвате, така че не забравяйте да видите демонстрация на продуктите, които ви интересуват. По този начин можете да усетите как ще използвате продукта и дали е достатъчно лесен за навигация. Последното нещо, което искате да направите, е да инвестирате много пари в малък софтуер за изтегляне на счетоводен софтуер, който е твърде разочароващ за вас.
В допълнение към изпробването на програмата, получете списък с референции, които използват софтуера, който ви интересува. Ако е възможно, намерете този, който е в подобна индустрия като ваша, тъй като е вероятно да използват софтуера по същия начин, както ти Би. Задавайте въпроси за процеса на внедряване, как работят персонализираните функции и колко отзивчив е екипът за обслужване на клиенти. Отговорите, които получавате, могат да ви помогнат да вземете най-доброто решение за вашата компания.
Ако имате такъв, проверете в своя ИТ отдел, преди да вземете решение. Може да имате ограничения за съхранение или пропускателна способност, които правят някои програми невъзможни за вашата компания. Техническите особености на това са най-добре оставени на тези, които имат добро разбиране на компютърните мрежи във вашата компания.
Има ли някакъв безплатен малък бизнес счетоводен софтуер?
Правилният малък счетоводен софтуер може да бъде инвестиция. Ако не сте съвсем готови да направите финансов ангажимент, можете да намерите онлайн малък счетоводен софтуер безплатно.
Счетоводният софтуер за малкия бизнес обикновено ви позволява само много основни счетоводни функции, като например плащане на сметки и фактуриране на клиенти. Някои малки счетоводни софтуерни програми, които са свободни, ограничават други характеристики, като например броя на допустимите потребители, броя на банковите сметки, които могат да бъдат свързани и ограничена функционалност за отчитане.
На пазара има свободен счетоводен софтуер, който има повече компресионни характеристики, но може да липсва и в други области. Например софтуерът може да ви позволи да създавате необходимите финансови отчети, но не и да осигурявате необходимата поддръжка на клиенти. Ако не сте много технологично разбирам, липсата на поддръжка на клиенти може да направи свободния софтуер не струва вашето време.
Ако търсите нещо много основно, което ви вкарва в ритъма на използване на счетоводен софтуер, малкият бизнес счетоводен софтуер, който е безплатен, може да бъде добра начална програма за счетоводство за вас. Много ви позволяват да преминете към по-платени функции, когато станете по-удобни при използването на софтуера. Просто имайте предвид, че няма да имате достъп до много от тези функции, ако използвате безплатната версия на софтуера.
Ако изберете опция за свободен маршрут, не забравяйте да изберете продукт, който има известно име. Прочетете отзиви от други потребители и получете препоръки, когато е възможно. Тъй като въвеждате чувствителна и важна информация за компанията, не искате да използвате никакво изтегляне на счетоводен софтуер за малки фирми, което намирате онлайн.
Нуждая се и от счетоводител?
Може да се чудите дали все още имате нужда от счетоводител, ако следите всичките си финансови средства по електронен път. Като цяло отговорът е да. Добра идея е сертифициран професионален счетоводител да прегледа вашата информация, за да се увери, че всичко се проследява правилно и че не сте пропуснали нещо, което ще е от жизненоважно значение. Счетоводителят също ще ви държи в течение за последните данъчни разпоредби и изисквания, за да сте сигурни, че сте винаги в съответствие.
Една от функциите, открити в повечето малък бизнес счетоводен софтуер, е възможността да дадете на счетоводителя си достъп до софтуера. Обикновено можете да поканите счетоводителя си в профила си, за да могат да виждат цялата информация, от която се нуждаят, за да поддържат финансовите си данни на път. Вашият счетоводител ще има ограничена функционалност, така че да не може да прави промени без ваше разрешение.
Ако вече имате счетоводител, може да искате да попитате какво препоръчва за счетоводен софтуер за малки фирми. Като се има предвид познанията й за вашата компания, тя може да има някои специфични препоръки за това какво ще работи най-добре за вас. Тя може също така да има някои предпочитания за това кой софтуер най-добре се интегрира с това, което използва на своя край.
Намирането на подходящия малък счетоводен софтуер за вашия бизнес по-добре ще ви създаде финансов успех в дългосрочен план. Не забравяйте да направите правилната основа и изследвания, за да изберете продукт, който е подходящ за вашето ниво на опит, компания и индустрия. Това е инвестиция в бъдещето на вашата компания, която искате да сте сигурни, че правите правилно за първи път.
